Getypte circulaire (afschrift). 13 december 1939. Ministerie van Binnenlandsche Zaken, namens de Minister ondertekend door de Secretaris-Generaal K.J. Frederiks. De gemeentebesturen (dit specifieke exemplaar is het afschrift voor de gemeente Amsterdam). [Bovenaan de pagina, stempels en handgeschreven kenmerken:]
Nº 1/99/1 M. 1339 29/12 Marktov.
No. 204 f A.Z. 1939. Afschrift.
962 dm. 1939

MINISTERIE VAN BINNENLANDSCHE ZAKEN.

Betreffende adresseering No. 2471 Afd. A.S.C.
dienstcorrespondentie.
’s-Gravenhage, 13 December 1939.

 Blijkens een ontvangen schrijven van den Burgemeester van de Gemeente Alphen en Riel komt het den laatsten tijd herhaalde-lijk voor, dat door verschillende instanties verzonden dienst-correspondentie, bestemd voor zijn gemeente, is voorzien van het adres Alphen, zonder de nadere aanduiding "N.B.".
 Een gevolg hiervan is, dat in die gevallen de stukken te-recht kunnen komen te Alphen a/d Rijn of te Alphen (Gld.).
 Ik moge U verzoeken er in den vervolge voor te willen zorgdragen, dat de voor de onderwerpelijke gemeente bestemde correspondentie wordt voorzien van het adres Alphen (N.B.), zoo-als is aangegeven in de "Lijst van postadressen voor Gemeentebe-sturen".

EL DE MINISTER VAN BINNENLANDSCHE ZAKEN,
Voor den Minister,
DE SECRETARIS-GENERAAL,
(get.) Frederiks.
Voor eensluidend afschrift,
de Secretaris van Amsterdam,
VAN LIER.

[Linksonder handgeschreven notities in rood en blauw:]
Kennisgev.
ter adresse (dossier 1) s
verzamelen dossier 1) s
geen aan... gevuld
inf. Burg. Sekr.
[Grote rode paraaf/handtekening]

A a n
de gemeentebesturen. * Inhoudelijke kern: De circulaire is een officiële instructie vanuit het Rijk aan alle Nederlandse gemeenten. Aanleiding is een klacht van de burgemeester van Alphen en Riel over post die herhaaldelijk bij de verkeerde gemeente (Alphen aan den Rijn of Alphen in Gelderland) bezorgd wordt omdat de toevoeging "N.B." (Noord-Brabant) ontbreekt.
* Vorm en authenticiteit: Het betreft een "eensluidend afschrift", een in die tijd gebruikelijke methode om officiële besluiten te verspreiden. Het document is door de Amsterdamse gemeentesecretaris Van Lier gewaarmerkt voor intern gebruik.
* Marginalia: De handgeschreven aantekeningen linksonder zijn administratieve aanwijzingen voor de verwerking binnen de Amsterdamse bureaucratie. Ze duiden op de archivering in een specifiek dossier ("dossier 1") en de informatievoorziening aan relevante afdelingen of functionarissen. * Tijdsbeeld: Het document dateert van december 1939, de periode van de Nederlandse mobilisatie vlak voor de Tweede Wereldoorlog. Ondanks de internationale spanningen bleven de reguliere administratieve processen tussen Rijk en gemeenten onverstoord doorgaan.
* Administratieve efficiëntie: In een tijd waarin post de primaire vorm van communicatie was, waren eenduidige adressen cruciaal. De PTT hanteerde een officiële "Lijst van postadressen voor Gemeentebesturen" om vertragingen in het landsbestuur te minimaliseren.
* Sleutelfiguren: De ondertekenaar K.J. Frederiks was een zeer invloedrijke Secretaris-Generaal van Binnenlandse Zaken. Hij zou tijdens de latere bezettingsjaren een centrale rol spelen in het Nederlandse bestuur onder Duits toezicht, waarbij hij streefde naar het behoud van de Nederlandse bestuursstructuur. Van Lier was de gemeentesecretaris van Amsterdam, verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van inkomende rijksstukken.