Handgeschreven conceptnotitie of kladbericht. 30 september 1940 (gebaseerd op de aantekening "30/9 40"). [In de linkerbovenhoek staat een vinkje/merkteken]

Tenslotte diene, dat waarschijnlijk een
vijftiental kantoren ~~zal~~ worden afgestaan ~~van~~
den Burgerlijken Stand en het Bevolkingsregister,
~~voor~~ voor den opslag van archiefstukken,
kaartregisters enz., ^zulks eveneens^ in verband met
luchtbeschermings-maatregelen. Ook voor deze
~~kantoren~~ kantoren stel ik voor een
maandelijksche huurprijs van ƒ 15,- per
stuk ~~over~~ te berekenen.

[Rechtsonder een paraaf]

30/9 40
25/- * Vorm: Het document is een werkconcept met diverse doorhalingen en tussenvoegingen ("zulks eveneens", "stel ik voor"), wat duidt op het formuleren van een officieel voorstel of besluit.
* Inhoud: Het betreft de toewijzing van ongeveer vijftien ruimtes (kantoren) aan de diensten Burgerlijke Stand en Bevolkingsregister. Deze ruimtes zijn specifiek bedoeld voor de veilige opslag van cruciale administratieve bescheiden zoals kaartregisters.
* Financieel: Er wordt een concrete huurprijs voorgesteld van 15 gulden per kantoor per maand.
* Datering: De datum 30 september 1940 is kort na de Nederlandse capitulatie geschreven. De genoteerde "25/-" onder de datum zou kunnen verwijzen naar een dossiernummer of een totaalbedrag. Dit document is historisch interessant omdat het de logistieke voorbereidingen laat zien die gemeentelijke of provinciale overheden troffen aan het begin van de Tweede Wereldoorlog. De "luchtbeschermings-maatregelen" verwijzen naar de noodzaak om vitale overheidsarchieven te beschermen tegen mogelijke bombardementen en branden. Het bevolkingsregister was voor de bezetter van groot belang voor de administratieve controle op de bevolking, terwijl de Nederlandse autoriteiten het wilden veiligstellen voor de continuïteit van de burgerlijke administratie. De decentralisatie van archiefstukken naar verschillende "kantoren" was een gangbare methode om het risico op totaal verlies bij een voltreffer te minimaliseren.