Officiële brief. 16 september 1939. Dienst der Publieke Werken Amsterdam, afdeling Stads-Architect (namens Hoofdarchitect Lubbers). De Directeur van het Marktwezen, Amsterdam. [Gedrukte briefkop linksboven:]
DIENST DER PUBLIEKE WERKEN
AMSTERDAM
—————
RAADHUIS, KAMER 131.
—————

[Paars stempel bovenmidden:]
№ 66/25/1 M. 1939 18/9

[Getypte tekst rechtsboven:]
AMSTERDAM, 16 September 1939.

[Handgeschreven aantekeningen linksboven de adressering:]
mr v d Worp
ir. Hijmans

[Adressering in kader:]
Aan den Heer Directeur van het Marktwezen.
Jan van Galenstraat 14
A M S T E R D A M.
———————————————

[Inhoud brief:]
In aansluiting op Uw telefonisch gesprek met
Hoofdarchitect Lubbers van myn afdeeling verzoek ik
U my te berichten, of U voor archiefstukken van Be-
vokingsregister en Burgerlyken Stand nog ± 15 ver-
trekken of meer op de galeryen van de Markthal be-
schikbaar zoudt kunnen stellen.

[Ondertekening:]
De Stads-Architect,
w.g.
[Handtekening]
Hulshoff.

[Handgeschreven getal rechtsonder:]
66 * Kernboodschap: De Dienst der Publieke Werken verzoekt formeel om de toewijzing van aanzienlijke opslagruimte (circa 15 vertrekken of meer) op de galerijen van de Centrale Markthal.
* Doel van de ruimte: De ruimte is bestemd voor de opslag van cruciale gemeentelijke archieven: het Bevolkingsregister en de Burgerlijke Stand.
* Proces: De brief is een schriftelijke bevestiging van een eerder telefonisch contact tussen Hoofdarchitect Lubbers en de Directeur van het Marktwezen.
* Ondertekenaar: De brief is ondertekend door de Stads-Architect. De handtekening is die van A.R. (Allie) Hulshoff, die op dat moment een prominente rol speelde binnen de Dienst der Publieke Werken en later officieel de titel Stadsarchitect zou dragen.
* Annotaties: De handgeschreven namen "mr v d Worp" en "ir. Hijmans" linksboven zijn waarschijnlijk aantekeningen van de ontvangende partij (Marktwezen) over wie de zaak intern moet behandelen of wie op de hoogte moet worden gesteld. * Tijdsgeest: De brief is gedateerd op 16 september 1939, slechts twee weken na de Duitse inval in Polen en het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog. Hoewel Nederland op dat moment nog neutraal was, heerste er een sfeer van mobilisatie en acute voorbereiding op oorlogsdreiging.
* Veiligheid van Archieven: Het verplaatsen of centraliseren van vitale administratieve gegevens zoals de Burgerlijke Stand en het Bevolkingsregister naar een robuuste locatie zoals de Markthal (geopend in 1934) kan gezien worden in het licht van luchtbeschermingsmaatregelen. Men zocht waarschijnlijk veiliger plekken voor deze onvervangbare registers in geval van bombardementen op het stadscentrum.
* De Locatie: De Centrale Markthallen aan de Jan van Galenstraat waren destijds hypermodern en beschikten over enorme ruimtes. De "galerijen" boven de marktvloer boden blijkbaar de nodige onbenutte capaciteit voor dergelijke archiefopslag.
* Archivistisch belang: Dit document illustreert de logistieke operaties achter het beheer van stadsarchieven tijdens een crisisperiode en de samenwerking tussen verschillende gemeentelijke diensten in Amsterdam.