Administratieve notitie / intern memorandum op een standaardformulier ("Bijblad"). Oktober - november 1939. [Kader linksboven]
B I J B L A D / V A N :
M. No. 96 / 9 / 2 1939
DOORGEZONDEN: 2/11-'39

[Handgeschreven tekst centraal]
20 ex. [onleesbaar] Verschoor gezonden
280 " [onleesbaar] 1 C.M. 27/10 '39 [paraf]

Het verzorgen van de „openbare kennisgeving” (bekendmaking?)
die hier blijkbaar noodig is, zal m.i.
moeten geschieden door de daarvoor
aangewezen instantie ter stadhuize; te
Aan deze instantie m.i. afschriften sturen
van schrijven Hfd Luchtbescherming met bijlage
met verzoek om 150 afdrukken voor ons
te doen gereed maken.

[Marge links]
bon 678
21/11 '39 [paraf]

[Handgeschreven tekst onderaan]
Met Hr. Verschoor heden telefonisch [paraf] 11/11 '39
afgesproken: wij laten drukken, zorgen voor aanplakking op terrein;
hij zorgt voor aanplakking daarbuiten en voor openbare kennisgeving, nadat
wij hem 20 exemplaren zonden. 13-11-'39 [paraf]

[Voetnoot gedrukt]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een intern administratief 'bijblad' uit het najaar van 1939, waarin de logistieke afhandeling van een officiële bekendmaking wordt besproken. De kern van de correspondentie gaat over de taakverdeling tussen verschillende gemeentelijke of overheidsinstanties wat betreft het drukken en verspreiden van informatie.

De schrijver stelt voor om de "openbare kennisgeving" te laten verlopen via de geëigende kanalen op het stadhuis. Er wordt specifiek gevraagd om 150 afdrukken te laten maken op basis van een schrijven van het "Hfd Luchtbescherming" (Hoofd Luchtbescherming).

Onderaan volgt een verslag van een telefonische afspraak met de heer Verschoor op 11 november 1939. Hierin wordt de taakverdeling bevestigd: de verzender van dit briefje regelt het drukwerk en de aanplakking op het eigen terrein, terwijl de heer Verschoor zorgt voor de verspreiding daarbuiten en de officiële openbare bekendmaking, nadat hij 20 exemplaren heeft ontvangen. Het document dateert van november 1939, de periode van de mobilisatie in Nederland vlak voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog in mei 1940. Hoewel Nederland neutraal was, werden de voorbereidingen voor de burgerbevolking (zoals de Luchtbeschermingsdienst) koortsachtig opgezet.

De verwijzing naar het "Hoofd Luchtbescherming" duidt erop dat de geplande bekendmaking betrekking heeft op civiele beschermingsmaatregelen, mogelijk verduisteringsvoorschriften, schuilplaatsen of instructies bij luchtalarm. Het document illustreert de bureaucratische processen en de nauwe afstemming tussen verschillende functionarissen in een tijd van verhoogde paraatheid. De gebruikte modelformulieren ("Alg. Zaken Model No. 14") tonen de gestandaardiseerde werkwijze van de toenmalige overheidsadministratie. M. No Verschoor (De heer) Stadhuis