Officieel schrijven/circulaire (Afschrift). 10 februari 1940. Ministerie van Binnenlandsche Zaken. De Gemeentebesturen. No. 276 A.Z.1940 № 219 L.M. 1940 Afschrift.

MINISTERIE VAN BINNENLANDSCHE ZAKEN.

Betreffende: No.364, afd. ASC.
adresseering dienst-
correspondentie.

№ 1/12/1 M.1940 4/2 's-Gravenhage, 10 Februari 1940.

Ik heb de eer U mede te deelen, dat in de "Lijst van
postadressen voor Gemeentebesturen" in alphabetische volg-
orde dient te worden opgenomen:
in kolom 1: in kolom 2:
Vledder Frederiksoord
(adres gemeente-secretaris en gemeente-
ontvanger is Vledder).

Voorts bericht de burgemeester van Hoedekenskerke mij,
dat aldaar nog steeds dienststukken voor het gemeentebe-
stuur worden ontvangen met de toevoeging in het adres:
"te Goes". De aandacht wordt er op gevestigd, dat deze
toevoeging in Augustus 1938 is vervallen (verg. mijn schrij-
ven van 24 Augustus 1938, no. 1534 afd. ASC).

Volgens ontvangen schrijven van burgemeester en wet-
houders van de gemeente Hengelo (Gld.) komt het vrijwel da-
gelijks voor, dat de verzenders van dienstcorrespondentie
zich geen rekenschap geven van het bestaan van twee ge-
meenten met den naam Hengelo.
Nu eens wordt de noodzakelijke toevoeging van den verkorten
naam der provincie (Ov of Gld) achterwege gelaten, dan weer
zijn de stukken voor de Geldersche gemeente ten onrechte
voorzien van de aanduiding "Ov", of omgekeerd die voor de
Overijsselsche van de aanduiding "Gld".
Ook wordt meermalen volstaan met de aanduiding (O) of (G),
waarbij de () dikwijls op zoo korten afstand van de letter
worden geplaatst, dat slechts bij nauwkeurige beschouwing
kan blijken, welke provincie bedoeld wordt. Het euvel, dat
zich bij correspondentie van rijksinstellingen van aller-
lei aard voordoet, veroorzaakt uiteraard vertraging in de
behandeling der stukken en tevens onnoodig werk.

Ik moge U verzoeken te willen bevorderen, dat bij de
adresseering van dienststukken met het vorenstaande reke-
ning wordt gehouden.

DE MINISTER VAN BINNENLANDSCHE ZAKEN,
Voor den Minister,
DE SECRETARIS-GENERAAL,

(get.) Frederiks

Voor eensluidend afschrift,
de Secretaris van Amsterdam,
[Signatuur]

Aan
DE GEMEENTEBESTUREN. * Inhoud: Het document is een circulaire die gemeentebesturen wijst op veelgemaakte fouten bij de adressering van officiële post. Het behandelt drie specifieke gevallen: de wijziging van het postadres van de gemeente Vledder naar Frederiksoord, de onterechte toevoeging "te Goes" bij Hoedekenskerke, en de hardnekkige verwarring tussen de gemeenten Hengelo in Overijssel en Hengelo in Gelderland.
* Doel: Het stroomlijnen van de postverwerking en het voorkomen van vertragingen in het ambtelijk verkeer door onjuiste adressering.
* Stijl: Formeel-ambtelijk Nederlands ("Ik heb de eer U mede te deelen", "den naam", "Geldersche").
* Vorm: Getypt document met diverse archiefstempels en handgeschreven parafen/handtekeningen. De grote paarse stempel duidt op een centrale registratie bij het ontvangende archief (waarschijnlijk Amsterdam). * Tijdsgewricht: Februari 1940. Dit is vlak voor de Duitse inval in Nederland (mei 1940). Het openbaar bestuur functioneerde op dat moment nog op reguliere wijze, maar de nadruk op efficiëntie in communicatie was cruciaal.
* K.J. Frederiks: De ondertekenaar (getekend door hem als Secretaris-Generaal) is Karel Johannes Frederiks. Hij speelde een belangrijke rol tijdens de bezetting als hoofd van het ambtelijk apparaat en is bekend van het "Plan-Frederiks" (de Barneveld-groep).
* Geografie: De verwarring rondom Hengelo is een klassiek voorbeeld in de Nederlandse toponymie. In de huidige tijd is Hengelo (Gelderland) onderdeel van de gemeente Bronckhorst, terwijl Hengelo (Overijssel) een zelfstandige gemeente is gebleven. Vledder is inmiddels opgegaan in de gemeente Westerveld en Hoedekenskerke in de gemeente Borsele. K.J. Frederiks