Officieel afschrift van een schrijven van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. 3 mei 1940. De Minister van Binnenlandsche Zaken (namens deze: de Secretaris-Generaal K.J. Frederiks). De Gemeentebesturen. [Stempel linksboven:] Nº 1/40/ M. 1940 [handgeschreven:] 22/5
[Handgeschreven rechtsboven:] Markhu [?]
No. 276b A.Z. 1940. [Rechtsonder onderstreept:] Afschrift.
[Handgeschreven over tekst:] 219 Lm. 1940
MINISTERIE VAN BINNENLANDSCHE ZAKEN. [Rechtsboven onleesbaar paraaf/stempel]

Betreffende: adresseering dienstcorrespondentie.
No. 975
Afd. A.S.C.

's-Gravenhage, 3 Mei 1940.

Ik heb de eer U mede te deelen, dat in de "Lijst van postadressen voor gemeentebesturen" in volgorde behoort te worden opgenomen.

in kolom 1: [onderstreept] in kolom 2: [onderstreept]
Veen Wijk en Aalburg

DE MINISTER VAN BINNENLANDSCHE ZAKEN,
Voor den Minister,
DE SECRETARIS GENERAAL,
(get.) FREDERIKS.

Voor eensluidend afschrift,
de Secretaris van Amsterdam,
Van Lier.

AAN DE GEMEENTEBESTUREN.
----------------------- Het document is een administratieve instructie met betrekking tot de postadressering van gemeenten. Specifiek gaat het om de toevoeging of wijziging van de gemeenten Veen en Wijk en Aalburg (beide gelegen in de provincie Noord-Brabant) in de officiële verzendlijsten.

Opvallend is de formele hiërarchie in de ondertekening:
1. De oorspronkelijke brief is van de Minister, maar getekend door de invloedrijke Secretaris-Generaal K.J. Frederiks.
2. Dit specifieke fysieke document is een 'eensluidend afschrift', vervaardigd en gewaarmerkt door de secretaris van de gemeente Amsterdam (Van Lier), bedoeld voor intern gebruik binnen de Amsterdamse administratie.

Het taalgebruik is typisch voor de vooroorlogse ambtenarij, met de archaïsche spelling (zoals "adresseering", "mede te deelen", "Binnenlandsche") en de uiterst beleefde aanhef "Ik heb de eer U mede te deelen". De datum van het document, 3 mei 1940, is historisch zeer significant. Het schrijven is opgesteld slechts één week voor de Duitse inval in Nederland (10 mei 1940). Het laat zien dat het ambtelijk apparaat tot op het laatste moment voor de oorlog bezig was met de reguliere, minutieuze uitvoering van administratieve taken.

Karel Johannes Frederiks, de ondertekenaar van het origineel, zou tijdens de bezettingsjaren een centrale en omstreden rol spelen als Secretaris-Generaal. Hij bleef aan om de Nederlandse belangen binnen de administratie zo goed mogelijk te behartigen tegenover de bezetter (het zogenaamde 'beleid van de minste schade').

De genoemde gemeenten Veen en Wijk en Aalburg waren destijds zelfstandige gemeenten; zij zijn tegenwoordig onderdeel van de fusiegemeente Altena. De instructie dat 'Veen' in kolom 1 en 'Wijk en Aalburg' in kolom 2 moet staan, duidt waarschijnlijk op een posttechnische koppeling waarbij post voor Veen via het postkantoor van Wijk en Aalburg verliep. K.J. Frederiks Gemeente Amsterdam