[Stempel linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 7/4/1 1940
DOORGEZONDEN: 14/2 - '40.

[Handschrift rechtsboven:]
lijst retour gezonden
p. Ruig
16/2 - '40 [paraaf]

[Gedrukte tekst linksonder:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Het document is een zogeheten "bijblad", een administratief hulpmiddel dat werd gebruikt om de voortgang en verzending van documenten binnen een groter dossier te registeren.
* De stempel linksboven bevat een dossierkenmerk of referentienummer ("7/4/1") en geeft aan dat het stuk op 14 februari 1940 is doorgezonden binnen de administratieve keten.
* De handgeschreven aantekening fungeert als een ontvangst- of verzendbevestiging: op 16 februari 1940 (twee dagen na de stempeldatum) is er een lijst retour gezonden door een persoon genaamd "p. Ruig".
* De voetnoot linksonder geeft de technische details van het formulier weer: "Alg. Zaken" verwijst naar de afdeling of het ministerie van Algemene Zaken. De code "10.000-10-1937-1016" duidt waarschijnlijk op een drukorder van 10.000 exemplaren in oktober 1937. Dit document stamt uit de periode van de mobilisatie in Nederland, enkele maanden voor de Duitse inval in mei 1940. In deze tijd was er sprake van een intensieve administratieve correspondentie tussen overheidsinstanties en defensie. "Algemene Zaken" was (en is) een centraal departement; dergelijke formulieren werden breed ingezet voor de logistieke en personele administratie. De specifieke aard van de "lijst" die retour werd gezonden is zonder de rest van het dossier niet vast te stellen, maar het past in de dagelijkse bureaucreatie van een overheidsinstelling in oorlogstijd. M. No