Doorslag (carbonkopie) van een getypte ambtelijke brief. 4 oktober 1940. De Directeur (van een niet nader genoemde gemeentelijke dienst). Den Heer Bedrijfseconomisch Adviseur, Raadhuis, Alhier. [Handgeschreven, boven gecentreerd:]
verzonden 8/10

[Getypt:]
den Heer Bedrijfseconomisch Adviseur,
Raadhuis,
A l h i e r.

7/25/2 M 1 4 October 1940.

Naar aanleiding van Uw brief d.d. 2 September jl.
(No.1167 Fin.1940 Dossier 25.9) heb ik de eer U in bylage
dezes een overzicht te doen toekomen van de by myn dienst in
gebruik zynde auto's.

De Directeur, Het document is een kort, formeel begeleidend schrijven bij een (niet meegeleverde) bijlage. De kern van de boodschap is de verstrekking van een overzicht van dienstvoertuigen.

Opvallende details:
* Formele toon: Het gebruik van de frase "heb ik de eer U [...] te doen toekomen" is kenmerkend voor de ambtelijke correspondentie van die tijd.
* Spelling: Er wordt gebruikgemaakt van de spelling-Marchant, waarbij de 'ij' vaak als 'y' wordt getypt (by, myn, zynde).
* Verwerking: De handgeschreven notitie "verzonden 8/10" geeft aan dat de brief vier dagen na de type-datum daadwerkelijk is uitgegaan.
* Adressering: "Alhier" duidt erop dat zowel de afzender als de ontvanger zich in dezelfde gemeente bevinden (waarschijnlijk Amsterdam, gezien de aard van dergelijke archiefstukken en de term 'Raadhuis'). De brief dateert van oktober 1940, enkele maanden na het begin van de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode trachtte het ambtenarenapparaat de normale gang van zaken zo goed mogelijk voort te zetten, terwijl de druk van de bezetter toenam.

De inventarisatie van voertuigen ("in gebruik zynde auto's") door een 'Bedrijfseconomisch Adviseur' kan een routinekwestie van efficiency zijn, maar staat in 1940 ook in een breder kader. De bezetter begon al vroeg met het vorderen van voertuigen en het rantsoeneren van brandstof. Het in kaart brengen van het wagenpark was cruciaal voor de bedrijfsvoering van de stad onder deze nieuwe, schaarse omstandigheden.