Ambtsbrief / Intern memorandum. 9 januari 1940. De Directeur (van een gemeentelijke dienst, vermoedelijk verbonden aan de sector levensmiddelen). [Rechtsboven handgeschreven aantekeningen:]
ten. Mr. Müller
ko. Mr. v. Buren.

[Links- en middenboven:]
M/HG.

8B/1/3 M.
1

[Midden handgeschreven:]
Minuten 9/1 - 140

[Rechtsmidden:]
9 Januari 1940.

Herziening pensioensgrondslag
in verband met overwerkver-
diensten.

den Heer Wethouder
voor de Levensmiddelen,
A l h i e r .

Naar aanleiding van de circulaire van Uw Ambtgenoot voor de Pensioenen d.d. 29 December 1939 no. 2407 P.B. 965 L.M. 1939 heb ik de eer U beleefd te verzoeken wel te willen bevorderen dat bij Besluit van Burgemeester en Wethouders, gerekend te zijn ingegaan 1 Januari 1940 de pensioensgrondslag van de op bijgaanden staat vermelde ambtenaar van mijn dienst, ingevolge artikel 8 lid 2 van het Koninklijk Besluit van 11 Juli 1922 (S.444) zooals dit Besluit laatstelijk is gewijzigd, wordt vastgesteld zooals onder het hoofd "Nieuwe toestand" is aangegeven.

De Directeur, * Doel: De brief is een formeel verzoek aan de verantwoordelijke wethouder om een besluit van het College van B&W voor te bereiden. Het doel is de pensioengrondslag van een specifieke ambtenaar aan te passen omdat deze extra inkomsten uit overwerk heeft genoten.
* Administratieve taal: Het document hanteert de typische formele en eerbiedige ambtenarenstijl van de vroege 20e eeuw ("heb ik de eer U beleefd te verzoeken", "wel te willen bevorderen").
* Juridisch kader: Er wordt expliciet verwezen naar een Koninklijk Besluit uit 1922 en een recente circulaire van eind 1939, wat duidt op een strikte bureaucratische uitvoering van landelijke regels op lokaal niveau.
* Personeel: Hoewel de naam van de betreffende ambtenaar niet in deze brief staat (deze stond op een "bijgaande staat"), zijn er bovenin handgeschreven namen zichtbaar (Müller en Van Buren), die waarschijnlijk de betrokken ambtenaren of juristen zijn die de zaak hebben beoordeeld. Dit document stamt uit januari 1940, de periode van de 'Schemeroorlog' (Phoney War). Nederland was op dat moment nog neutraal, maar de dreiging van de Tweede Wereldoorlog was zeer tastbaar.

De vermelding van de "Wethouder voor de Levensmiddelen" is historisch relevant. In tijden van schaarste en naderende oorlog was de voedselvoorziening en distributie een van de belangrijkste en drukste gemeentelijke portefeuilles. Dit verklaart mogelijk waarom er sprake is van "overwerkverdiensten": de werkdruk bij de dienst levensmiddelen (verantwoordelijk voor distributie en rantsoenering) nam in de maanden voor de Duitse inval in mei 1940 enorm toe.

Het document laat zien dat, ondanks de internationale spanningen, de normale gemeentelijke bureaucratie en de zorg voor de pensioenrechten van individuele ambtenaren nauwgezet werden voortgezet volgens de geldende wet- en regelgeving.