Ambtelijke verklaring / interne memo. [Linksboven, getypt:]
10/6/1 M.

[Midden boven, getypt:]
HG.

[Handgeschreven in inkt, diagonaal:]
Mvanden 17/2-40

[Rechtsboven, getypt:]
16 Februari 1940.

[Centraal tekstblok, getypt:]
Ondergeteekende verklaart, dat onderstaande 12 qui-
tanties niet in handen der schuldenaren zijn geweest.

[Rechtsonder de tekst, getypt:]
De Directeur,

[Onderaan, lijst met nummers in twee kolommen:]
[stempel] no.0014 / no.0138 [stempel]
[stempel] no.0015 / no.0247 [stempel]
[stempel] no.0016 / no.0279 [stempel]
[stempel] no.0017 / no.0280 [stempel]
[stempel] no.0074 / no.4871 /
[stempel] no.0077 / no.4903 / Het document is een formele verklaring van een niet nader genoemde directeur betreffende twaalf kwitanties (betalingsbewijzen). De kernboodschap is dat deze specifieke kwitanties nooit in het bezit van de schuldenaren zijn gekomen.

De aanwezigheid van handgeschreven data (17/2-40) en diverse kleine blauwpaarse stempels naast de nummers wijst op een administratief verificatieproces. De stempels lijken parafen of controlekenmerken van een specifieke beambte of afdeling te zijn. De schuine strepen (/) achter de nummers suggereren dat deze items zijn afgevinkt in een register.

De gebruikte spelling (zoals "Ondergeteekende" en "quitanties") is conform de schrijfwijze van voor de spellinghervorming van Marchant, wat gebruikelijk was in 1940. Dit document stamt uit de periode vlak voor de Duitse inval in Nederland (mei 1940). Het weerspiegelt de reguliere civiele en financiële administratie van die tijd. De code "HG." zou kunnen verwijzen naar een specifieke overheidsinstantie of bankafdeling (bijvoorbeeld de Hollandsche Gaz-Maatschappij of een vergelijkbare instelling).

Dergelijke verklaringen waren cruciaal voor de interne boekhouding en accountantscontrole. Als een kwitantie "in handen van de schuldenaar" is, geldt dit juridisch doorgaans als bewijs van betaling. Door officieel vast te leggen dat deze kwitanties de organisatie nooit hebben verlaten, stelt de directeur vast dat de betreffende schulden formeel nog openstaan of dat de documenten om administratieve redenen zijn geannuleerd of nooit verzonden.