Administratief bijblad/geleidekaart (Model No. 14, Algemene Zaken). [Linksboven in kader]
BIJBLAD VAN:
M. No. 21/12/3 1940
DOORGEZONDEN: 15/4-'40

[Midden boven]
Afschrift voor Insp --- 17/4 '40 / ex. aan Insp.

[Centrale tekst]
Verzoeke hiermede bij voortduring
rekening te doen houden.
Daarna "kennisnemen"

[Rechtsonder, schuin aflopend]
16-4-40
Th. Rijhoff
insp.

ter kennisneming
27-4-40
deHaar

Gez. AW Rijvoord
29-4-40

opbergen
1-5-40
deHaar

[Linksonder in de marge]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Het document is een administratieve geleidekaart die wordt gebruikt om de circulatie en afhandeling van een specifiek dossier (No. 21/12/3) te registreren.

• Instructie: De kern van het bericht is een verzoek om "bij voortduring rekening te doen houden" met de inhoud van het dossier. Dit wijst op een permanente instructie of een herhaalde handeling die van de Inspecteur (Insp.) wordt verwacht.
• Procesgang:
  1. Op 15 april 1940 wordt het document doorgezonden.
  2. Op 16 april tekent Inspecteur Th. Rijhoff voor ontvangst/gezien.
  3. Op 17 april wordt er een afschrift aan de Inspectie gestuurd.
  4. Vervolgens circuleert het voor "kennisneming" langs ambtenaren De Haar en Rijvoord.
  5. Op 1 mei 1940 wordt het dossier definitief gearchiveerd ("opbergen") door De Haar. Dit document stamt uit een zeer kritieke periode in de Nederlandse geschiedenis: de tweede helft van april en de eerste dag van mei 1940. Dit zijn de laatste weken van vrede voor de Duitse inval op 10 mei 1940.

De ambtelijke precisie en de opeenvolging van data tonen een functionerend bureaucratisch apparaat. Hoewel de specifieke inhoud van dossier "21/12/3" niet uit deze kaart blijkt, duidt de formulering "bij voortduring rekening te doen houden" vaak op verscherpt toezicht, nieuwe veiligheidsprotocollen of gewijzigde instructies voor uitvoerende diensten (zoals de politie of douane), wat in de context van de dreigende oorlogssituatie zeer aannemelijk is. M. No Politie