Ambtelijk bijblad/notitie op een voorgedrukt formulier (Algemeene Zaken Model No. 14). Augustus 1940 (diverse handgeschreven data tussen 20 en 29 augustus 1940). [Stempel linksboven]
BIJBLAD VAN:
M. No. 27/55/1 1940
DOORGEZONDEN: [Paraaf, mogelijk WG of MD]

[Rechtsboven handgeschreven]
597
spr. Ten Kate
Advies.
ThD 21/8 40
p 20/8

[Hoofdtekst handgeschreven]
In dit zeer bijzondere
geval zou ik U willen
adviseeren, assistentie te verleenen,
hoewel de assistent, T. Hoogerwerf, geen
18 jaar is; (geb. 1/5 '23).

[In de marge omcirkeld]
oproepen

Vervanging is echter in geen geval
toegestaan!

[Linksonder in rode inkt]
27/55/217

[Onder de hoofdtekst]
ThD 28/8 40
20/8/40 [Paraaf]
Modelbriefje voor assistentie.
29-8-40
[Paraaf]

[Onderaan voorgedrukte tekst]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Het document is een interne ambtelijke notitie betreffende een personele aangelegenheid. Centraal staat het verzoek om "assistentie te verleenen" aan een zekere T. Hoogerwerf.

De opsteller van de notitie adviseert positief op dit verzoek, ondanks het feit dat Hoogerwerf op dat moment nog geen 18 jaar oud is (hij is geboren op 1 mei 1923, wat hem in augustus 1940 17 jaar oud maakt). Het document benadrukt dat dit een "zeer bijzonder geval" is. Er wordt echter een strikte voorwaarde gesteld: vervanging van deze persoon is in geen geval toegestaan.

Het document vertoont de typische kenmerken van een ambtelijke doorloop:
* Verschillende data (20, 21, 28 en 29 augustus) wijzen op de administratieve verwerkingstijd.
* De term "oproepen" suggereert dat de persoon daadwerkelijk in dienst moet treden of zich moet melden.
* De vermelding "Modelbriefje voor assistentie" wijst op het klaarmaken van de officiële correspondentie naar aanleiding van dit besluit. Dit document stamt uit augustus 1940, slechts enkele maanden na de Nederlandse capitulatie en het begin van de Duitse bezetting. De Nederlandse rijksadministratie bleef onder toezicht van de bezetter grotendeels functioneren.

De term "assistentie" in deze context kan duiden op verschillende vormen van (overheids)dienstverlening of inzet bij publieke taken. Gezien de jonge leeftijd van de betrokkene en de nadruk op het "bijzondere geval" en het verbod op vervanging, zou het kunnen gaan om een specifieke vrijstelling of juist een verplichting in het kader van de arbeidsinzet of een vroege vorm van de Nederlandse Arbeidsdienst, hoewel die laatste pas later dwingender werd.

Het gebruik van "Algemeene Zaken Model No. 14" suggereert dat dit een standaardprocedure was binnen de rijksoverheid voor het behandelen van bijlagen bij dossiers. De naam "Ten Kate" verwijst waarschijnlijk naar een hogere ambtenaar of adviseur binnen het betreffende departement. M. No T. Hoogerwerf