Ambtelijke notitie op een 'Bijblad' (formulier voor dossierregistratie). [Linksboven, in stempelkader]
BIJBLAD VAN:
M. No. 3716 / 2 1940
DOORGEZONDEN: 20/1 - '40

[Centraal, handgeschreven]
Berust op misverstand.
open plaats blijft wel
voor Hr. Kloots gereserveerd.
afgedaan
[Paraaf] 22/1 '40

[Rechtsonder, handgeschreven]
opb
24-1-'40
[Paraaf]

[Linksonder, drukwerk]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Het document is een typisch voorbeeld van Nederlandse administratieve correspondentie uit het interbellum.
* Handschrift: De tekst is geschreven in een vlot, enigszins slordig ambtelijk cursief. De 'f' en 'p' hebben lange halen naar beneden, wat kenmerkend is voor de schrijfstijl van die periode.
* Structuur: Het document volgt een chronologische afhandeling. Eerst is het binnengekomen/geregistreerd (20/1), vervolgens inhoudelijk beoordeeld en 'afgedaan' (22/1), en tenslotte gearchiveerd (24/1).
* Terminologie: De afkorting 'opb' staat voor 'opgeborgen', wat aangeeft dat de zaak is afgesloten en het stuk naar het archief mag. De term 'afgedaan' bevestigt dat er geen verdere actie vereist is. De inhoud betreft een correctie op een eerdere beslissing of aanname. Er was sprake van een "misverstand" met betrekking tot een "open plaats" (mogelijk een vacature, een fysieke plek in een ruimte of een reservering in een planning). De notitie dient om vast te leggen dat de reservering voor een zekere "Hr. Kloots" (Heer Kloots) gehandhaafd blijft. Gezien de datum (januari 1940) bevindt Nederland zich in de periode van de mobilisatie, vlak voor de Duitse inval, een tijd waarin nauwkeurige administratie van personeel en middelen van groot belang was. De bronorganisatie is "Algemene Zaken", wat kan duiden op een gemeentelijke instelling of een ministerie. M. No