Getypte brief met uitgebreide handgeschreven correcties en aantekeningen (waarschijnlijk een hergebruikt concept of een modelformulier). Oorspronkelijk gedateerd april 1939, gewijzigd naar maart/april 1940. De stempel en paraaf linksboven vermelden 8 april 1940. De Directeur (dienst onbekend, mogelijk sociale zaken of een administratieve eenheid). Den Heer Wethouder voor de Levensmiddelen, Alhier (vermoedelijk Amsterdam of een andere grote Nederlandse gemeente). [Rechtsboven, handgeschreven:] M. Müller [?] [gevolgd door een onleesbaar symbool/stempel]
[Rechtsboven, getypt:] G.

[Linksboven, getypt:] 8B/7/2 M / 1

[Midden boven, getypt:] [Handgeschreven vinkje] [Doorgestreept: 8] April 1939.

[Links, getypt:] Opgaven voor Bydrage aan / Gemeentepensioenfonds / (niet-bedryven).

[In rode cirkel, handgeschreven:] 8B/7/217 1940

[Midden, handgeschreven paraaf met datum:] 8/4/40 [paraaf]

[Rechts, getypt:] den Heer Wethouder / voor de Levensmiddelen, / A l h i e r.

[Hoofdtekst:]
[Handgeschreven toevoeging in de kantlijn:] 23 Maart / [Getypt:] Onder terugzending van het met Uw kantbrief d.d. / ~~1 April~~ jl. ontvangen stuk No. ~~286~~ [handgeschreven: 308] L.M. ~~1939~~ [handgeschreven: 1940] heb ik de eer U / hieronder de in dit stuk gevraagde gegevens te verstrekken:

a) de som der pensioensgrondslagen op 15 Maart ~~1939~~ [handgeschreven: 1940] van de / ambtenaren en werklieden, die op dien datum in pensioen- / gerechtigden dienst der Gemeente waren en die hetzy op of / na 1 Mei 1913 voor het eerst in dienst der Gemeente zyn / getreden, hetzy op laatstgenoemden datum reeds in dienst / der Gemeente waren, doch dan krachtens voorloopige aan- / stelling met tydsbepaling, bedroeg: ....... ƒ ~~46.903,--~~ / [Handgeschreven in rood:] 48.029,= / ===========

b) de som der pensioensgrondslagen op 15 Maart ~~1939~~ [handgeschreven: 1940] van alle / ambtenaren en werklieden, die op dien datum in pensioen- / gerechtigden dienst der Gemeente waren, bedroeg: ....... / ƒ ~~55.425,--~~ [Handgeschreven in rood:] 56.552,= / ===========

c) de vermoedelyke middelsom der pensioensgrondslagen, be- / doeld onder a, berekend naar den toestand op 15 Maart / ~~1940~~ [handgeschreven: 1941] en op 15 September ~~1940~~ [handgeschreven: 1941], zal bedragen: .. ƒ ~~47.939,--~~ / [Handgeschreven in rood:] 48.998,= / ===========

d) de vermoedelyke middelsom der pensioensgrondslagen be- / doeld onder b, berekend naar den toestand op 15 Maart / ~~1940~~ [handgeschreven: 1941] en op 15 September ~~1940~~ [handgeschreven: 1941] zal bedragen: .... ƒ ~~56.462,--~~ / [Handgeschreven in rood:] 57.521,= / ===========

Pensionneeringen als bedoeld aan het slot van bo- / venbedoeld stuk zullen by myn dienst niet plaats vinden.

[Rechtsonder, getypt:] De Directeur,

--- * Administratief hergebruik: Het meest opvallende aan dit document is dat een getypte opzet van het voorgaande jaar (1939) is hergebruikt voor de cijfers van 1940. Alle jaartallen en bedragen zijn handmatig gecorrigeerd. Dit wijst op een efficiënte, doch handmatige bureaucratie.
* Terminologie: Het gebruik van de "y" in woorden als "Bydrage", "bedryven" en "tydsbepaling" is kenmerkend voor de schrijfwijze van voor de spellingwijze-Marchant (hoewel die in 1934 werd ingevoerd, bleven veel ambtenaren en typesystemen de oude spelling hanteren).
* Financiële gegevens: Het document geeft inzicht in de loonsom (pensioengrondslagen) van een specifieke gemeentelijke afdeling. Er is een lichte stijging te zien in de bedragen tussen het (doorgestreepte) jaar 1939 en het handgeschreven jaar 1940.
* Structuur: De brief is zeer formeel opgesteld en volgt een strikte indeling (a t/m d) om verschillende categorieën personeel en prognoses voor het volgende jaar te scheiden.

--- Dit document stamt uit april 1940, slechts één maand voor de Duitse inval in Nederland. De geadresseerde is de "Wethouder voor de Levensmiddelen". Dit ambt was in die tijd van cruciaal belang vanwege de mobilisatie en de dreigende schaarste; de distributie van voedsel werd al voorbereid.

De brief betreft de afdracht aan het Gemeentepensioenfonds. In deze periode waren gemeenten grote werkgevers, en de administratie rondom pensioenen was complex vanwege de verschillende rechtsposities van personeel (vast versus tijdelijk, aangesteld voor of na de Pensioenwet van 1913). De datum "15 Maart" was blijkbaar de jaarlijkse peildatum voor deze berekeningen. De handgeschreven correctie naar "1941" onder punten c en d toont aan dat men op dat moment, ondanks de oorlogsdreiging, uitging van een normale voortzetting van de administratieve jaarcyclus.