18 oktober 1939 (met latere verwerkingsnotities in november 1939). (Gedrukt kader linksboven:)
BIJBLAD VAN:
M. No. SA/138/1 1939
DOORGEZONDEN: 18/10 - '39

(Handgeschreven notities bovenaan:)
Staten doorgezonden
Duinkeren 13/11-'39
Vries 13/11-'39
Schiemeijer 14/11-'39
Meerman

(Notitie rechtsboven:)
m[eneer] de Muller
Advies s.v.p.
18-10-39
WE [initialen]

(Hoofdtekst:)
C. G. de Vries, H. A. v. Duinkeren,
C. Meerman en D. K. V. Schiemeijer
zijn 25/8 1939 gemobiliseerd (vóór mobilisatie)
Mobilisatie op 29 Augustus 1939.

De bedoeling van de circulaire is m.i. [mijns inziens]
de opgaven te verstrekken van 11 April tot
mobilisatiedatum. De over 4 dagen
gedurende welke de bovengenoemde 4 ambtenaren
vóór 28/8 39 in dienst zijn geweest spelen m.e. [mijns erachtens]
geen rol. M. i. [Mijns inziens] te beschikken dat geen
der ambtenaren in bedoelde periode in
dienst is geweest. Bovendien zijn

(Gedrukte voetnoot:)
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een intern ambtelijk advies over de personeelsadministratie van vier ambtenaren aan het begin van de Tweede Wereldoorlog. De centrale vraag is hoe hun diensttijd gerapporteerd moet worden in het kader van een specifieke circulaire.

De vier genoemde personen (De Vries, Van Duinkeren, Meerman en Schiemeijer) werden op 25 augustus 1939 gemobiliseerd. Dit was enkele dagen vóór de officiële afkondiging van de algemene mobilisatie in Nederland op 29 augustus. De ambtenaar die dit stuk schrijft, adviseert om de paar dagen die deze mannen al in militaire dienst waren vóór de officiële mobilisatiedatum, buiten beschouwing te laten voor de administratieve opgave. Hij stelt voor om simpelweg aan te geven dat zij in de betreffende periode (tot de algemene mobilisatie) niet meer in civiele dienst waren. De aantekeningen bovenin laten zien dat de betreffende formulieren ("staten") in november 1939 zijn afgehandeld. De achtergrond van dit stuk is de gespannen internationale situatie van 1939. Nederland kondigde op 29 augustus 1939 de algemene mobilisatie af als reactie op de dreigende oorlog tussen Duitsland en de geallieerden (die op 1 september uitbrak met de inval in Polen).

Voor de overheid als werkgever bracht dit enorme administratieve uitdagingen met zich mee: duizenden ambtenaren moesten hun burgerfunctie verruilen voor hun militaire functie. Dit had directe gevolgen voor salarisbetalingen, pensioenopbouw en de bezetting van diensten. Dit document illustreert de bureaucratische processen die nodig waren om deze overgang naar een staat van oorlog/mobilisatie in goede banen te leiden.