Administratief verslag/brief (waarschijnlijk een uittreksel of kopie van een dossier). 25 april (jaar onbekend, maar de tekst refereert aan september 1936). Onbekend (waarschijnlijk een ambtenaar of afdelingshoofd binnen de gemeente Amsterdam). 2 25 April 9
10/26/2 den Heer Wethouder voor de
Amsterdam. Levensmiddelen

schuld werd betaald, waartoe niet zelden een afbetalingsre-
geling werd getroffen. Uit het boek blykt, dat in den loop
der jaren slechts zeer geringe bedragen aan oude schuld wer-
den ontvangen. Een dergelyk alphabetisch ingericht boek,
waarin verschillende afbetalingsregelingen in een kolom "Op-
merkingen" werden genoteerd, werd op den duur onoverzichte-
lyk en voldeed niet meer aan redelyke administratieve eischen.
Omstreeks September 1936 werd besloten een betere administra-
tie hiervoor in te stellen, waarbij voor iederen schuldenaar
een aparte strook (slip) werd ingevoerd. Daarby rees de
practische vraag, welke schulden nu nog als invorderbaar
moesten worden beschouwd: alle of uitsluitend die van enkele
(de laatste) jaren. Op zich zelf waren al deze vorderingen
uiteraard zeer dubieus. By dubieuze vorderingen "in het al-
gemeen" is het aan het beleid van den betreffenden dienst of
het betreffende bedryf der Gemeente overgelaten om op bepaal-
de momenten "af te schryven" of "af te boeken", of de vorde-
ringen voor een onbeperkt aantal jaren in de administratie
te blyven opnemen, hetgeen by de "bedryven" dan geschiedt
door in de Balans tegenover de Post "Dubieuze debiteuren"
een Post "Afschryving dubieuze debiteuren" te stellen. By
myn beslissing terzake werd ik geleid door de volgende over-
wegingen:

1e. Er werd slechts zeer weinig ontvangen aan "oude schuld".
2e. Het gedurende ettelyke jaren blyven administreeren van
een groot aantal kleine dubieuze vorderingen leidt tot
administratieve rompslomp, die geen zin heeft.
3e. Kwam er werkelyk eens een gelegenheid om een oude schuld
te kunnen innen, dan betrof het voor den betreffenden
koopman toch veelal een te groot bedrag om ineens te be-
talen; een afbetalingsregeling moest dan worden aange-
gaan, waarvan in de practyk ook weer weinig terecht
kwam.
4e. Het stond vast, dat vrywel alle schuldbedragen in werke-
lykheid meer "administratieve" dan "reële" [handgeschreven boven doorgehaald woord] schuld (we-
gens "het bezetten" van een plaats :) betroffen, immers Het document beschrijft een reorganisatie van de boekhouding betreffende openstaande schulden bij de Amsterdamse Dienst der Levensmiddelen. De kern van het probleem was dat de oude methode (een alfabetisch boek) onoverzichtelijk was geworden door de vele kleinschalige afbetalingsregelingen die zelden volledig werden nagekomen.

In september 1936 werd overgestapt op een systeem met losse stroken ("slips") per schuldenaar. De tekst dient als verantwoording voor het besluit om oude, oninbare vorderingen ("dubieuze debiteuren") administratief af te schrijven. De argumentatie is puur pragmatisch: de kosten en de "rompslomp" van het bijhouden wegen niet op tegen de minimale kans op werkelijke inning.

Opmerkelijk is punt 4, waar met een handgeschreven correctie ("reële") wordt benadrukt dat de schulden vaak geen werkelijke commerciële waarde hadden, maar voortkwamen uit administratieve heffingen voor het bezetten van een standplaats (vermoedelijk op een markt). Dit document stamt uit de late jaren '30 in Amsterdam, een periode waarin de stad nog de gevolgen ondervond van de Grote Depressie. Veel kleine kooplieden en markthandelaren hadden grote moeite om hun hoofd boven water te houden, wat resulteerde in een wildgroei aan kleine schulden bij de gemeente (bijvoorbeeld voor marktgeld).

De "Wethouder voor de Levensmiddelen" hield zich in die tijd niet alleen bezig met de voedselvoorziening, maar ook met het beheer van de markten en de daarmee samenhangende volksgezondheid en economie. De overstap naar een efficiëntere administratie en het saneren van oninbare posten past in de tijdsgeest van toenemende professionalisering en bureaucratisering van het gemeentelijk apparaat in die periode.