Administratief bijblad / dossieromslag (Model No. 14). [Gedrukte tekst in kader linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 53/51/1 1940
DOORGEZONDEN: b/v

[Handgeschreven tekst rechtsboven, potlood:]
W. Broese.

[Handgeschreven tekst centraal, potlood:]
opvragen brief
terug 15/10 - 40 Vgs
opnieuw
30/10 - 40
Kan overeenkomstig hier [?]
Vgs 15/10 - 40

[Handgeschreven tekst in rood potlood:]
53/51 h
15/8/40 AR

[Handgeschreven tekst onderaan, rood potlood, omcirkeld:]
1 ( 53/51/3 )
[doorgestreept:] 17/1/41 AR

[Gedrukte tekst linksonder:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een zogenaamd 'bijblad', een administratief instrument dat werd gebruikt om de omloop en de status van een dossier binnen een overheidsinstelling te bewaken.
* Termijnbewaking: De aantekeningen "terug 15/10 - 40" en "opnieuw 30/10 - 40" wijzen op het zogenaamde 'op de mat leggen' van een dossier: het wordt op een specifieke datum opnieuw aan de behandelaar (Broese) voorgelegd voor verdere actie.
* Annotatiestijl: Het gebruik van rood potlood is kenmerkend voor de registratuur of het archief; zij brachten hiermee de definitieve archiefkenmerken aan en parafeerden voor de verwerking van acties.
* Kenmerken: Het dossier 53/51 lijkt verschillende onderdelen te hebben, aangeduid met de subnummers 1, h en 3. De afkorting "b/v" in het kopje kan staan voor 'bijgaand' of 'bijlage van'.
* Drukgegevens: De code linksonder onthult dat dit type formulier in oktober 1937 is gedrukt in een oplage van 10.000 stuks. Het document geeft een inkijkje in de Nederlandse ambtelijke bureaucratie kort na het begin van de Duitse bezetting (zomer/najaar 1940). Ondanks de oorlogssituatie bleven de reguliere administratieve processen en de archivistische discipline ("Model No. 14") in deze periode grotendeels ongewijzigd doorlopen. De doorgehaalde datum '17/1/41' onderaan suggereert dat de administratieve afhandeling van dit specifieke dossieronderdeel begin 1941 werd afgerond of overgezet naar een ander systeem. M. No W. Broese