Getypte officiële verklaring/verzendbericht. 15 juni 1939. HG.

10/34/1 M. [Handgeschreven: Verzonden 15/6]

                                                             15 Juni 1939.

                      Ondergeteekende verklaart, dat onderstaande

16 quitanties niet in handen der schuldenaren zijn geweest.

                                                  De Directeur,

                                                  [Paars stempelmerkje]

no. 2298 [stempel] no. 3208 [stempel]
no. 2745 [stempel] no. 3007 [stempel]
no. 3082 [stempel] no. 3083 [stempel]
no. 3086 [stempel] no. 3133 [stempel]
no. 3191 [stempel] no. 3308 [stempel]
no. 3315 [stempel] no. 3392 [stempel]
no. 3393 [stempel] no. 3418 [stempel]
no. 3434 [stempel] no. 3439 [stempel]

(Opmerking: De volgorde van de nummers in de kolommen op het origineel wijkt iets af van een strikte numerieke volgorde per kolom, maar alle 16 nummers zijn aanwezig.) * Inhoud: Het document is een formele verklaring van een niet nader genoemde directeur. Hij bevestigt dat een lijst van 16 specifieke kwitanties (betalingsbewijzen) nooit de schuldenaren heeft bereikt.
* Administratieve sporen:
* De handgeschreven notitie "Verzonden 15/6" duidt op een verzendregistratie op de dag van datering.
* De kleine paarse stempeltjes achter elk nummer wijzen op een controleproces (audit), waarbij elk item op de lijst is afgevinkt of geverifieerd.
* Functie: Dit document diende waarschijnlijk als bewijsstuk voor de boekhouding of een juridische afdeling om aan te tonen dat bepaalde vorderingen nog openstonden of dat er geen bewijs van betaling aan de debiteuren was verstrekt. Het corrigeert of bevestigt een administratieve status quo. Het document dateert van juni 1939, enkele maanden voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog. In deze periode was de administratie in Nederland nog strikt volgens de vooroorlogse normen (zoals te zien aan de spelling "ondergeteekende" en "quitanties").

Gezien de zakelijke aard en het ontbreken van een briefhoofd, betreft dit mogelijk een intern memorandum of een bijlage bij een groter dossier van een financiële instelling, een nutsbedrijf of een overheidsinstantie. De code "HG." en de dossiernummers zijn typerend voor de archiefstructuren van grote organisaties uit die tijd. Dergelijke documenten worden vaak aangetroffen in archieven die te maken hebben met grootschalige administratieve afwikkelingen of naoorlogse rechtsherstel-onderzoeken waarbij gezocht werd naar bewijzen van (niet-)betalingen.