Administratief bijblad/notitievel (Model No. 14 van het Ministerie van Algemene Zaken). 13 en 14 december 1940. [Gedrukte stempel linksboven]
B I J B L A D V A N :
M. No. 53/80/1 1940
DOORGEZONDEN: 13/12 - '40.

[Handgeschreven tekst in zwarte inkt, rechtsboven]
niet toestaan
V 14/12 '40

[Handgeschreven tekst in paarsblauwe inkt, midden rechts]
bpb.
telef. afgedaan
th 14/12 40

[Handgeschreven tekst in groene inkt, rechtsonder]
Op telef aanvraag
13-12-40 terug
geweigerd
HY 13/12 40 [gevolgd door een paraaf of merkteken] Het document is een officieel administratief "bijblad" van het Ministerie van Algemene Zaken. Het bevat korte aantekeningen van verschillende ambtenaren betreffende een specifiek verzoek of dossier (kenmerk 53/80/1).

• Procesgang: Er is sprake van een telefonische aanvraag op 13 december 1940. Deze aanvraag wordt diezelfde dag als "geweigerd" genoteerd in groene inkt. Een dag later, op 14 december, wordt in zwarte inkt expliciet genoteerd "niet toestaan". In blauwe inkt wordt bevestigd dat de zaak telefonisch is afgehandeld ("telef. afgedaan").
• Initialen: Er zijn verschillende initialen/parafen zichtbaar (o.a. 'V', 'th' en 'HY'), wat duidt op een hiërarchische afhandeling of controle door meerdere personen binnen de afdeling.
• Formulier: Het gebruikte formulier is "Model No. 14", gedrukt in oktober 1937 (gezien de code 10-1937 onderaan), wat aangeeft dat vooroorlogse voorraden papier in de eerste oorlogsjaren gewoon werden opgebruikt. De datum van het document (december 1940) plaatst de handeling in de vroege fase van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. Het Ministerie van Algemene Zaken bleef onder de secretarissen-generaal functioneren, zij het onder toezicht van de bezetter.

Hoewel de specifieke inhoud van de "aanvraag" hier niet vermeld staat, past de korte, zakelijke toon bij de afhandeling van vergunningen of administratieve verzoeken die in die periode veelvuldig voorkwamen. De weigering kan te maken hebben gehad met de strengere regels die onder het bezettingsregime van kracht werden. Het feit dat zaken "telefonisch" werden afgehandeld, wijst op een efficiënte, dagelijkse ambtelijke praktijk. M. No