Administratief bijblad / omslagformulier. [Linksboven, in een gestempeld kader:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 55/5/3 1940
DOORGEZONDEN: 20/9

[Rechts midden, handgeschreven:]
1 [onderstreept met dubbele lijn]
55/5/4 [in rood potlood]
25/9/40 HG [initialen mogelijk HB of HG]

[Linksonder, gedrukte voettekst:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een standaard administratief formulier ("Model No. 14") dat werd gebruikt voor de registratie en doorgeleiding van dossiers binnen de Nederlandse rijksadministratie.

• Dossiernummers: Het hoofddossiernummer is "55/5/3". In de rechterkolom is met rood potlood een verwijzing naar een volgend of gerelateerd dossiernummer gemaakt: "55/5/4". De rode kleur werd in archieven vaak gebruikt voor correcties, koppelnummers of door een specifieke afdeling (zoals de centrale postregistratie).
• Data: Het document toont een administratieve procesgang in september 1940. Op 20 september is het stuk "doorgezonden". Op 25 september 1940 is er een nieuwe aantekening gemaakt, gepaard met initialen voor goedkeuring of aftekening.
• Drukgegevens: De code onderaan ("10.000-10-1937-1016") geeft aan dat deze specifieke reeks formulieren in oktober 1937 is gedrukt in een oplage van 10.000 stuks. Het document dateert van de eerste maanden van de Duitse bezetting van Nederland (september 1940). Hoewel de top van het Nederlandse bestuur was gewijzigd, bleef de bureaucratische machine van de ministeries, waaronder Algemene Zaken, grotendeels volgens de bestaande vooroorlogse procedures en met dezelfde formulieren doorwerken. "Algemene Zaken" was (en is) het departement van de minister-president, wat suggereert dat dit document afkomstig is uit de centrale kern van de Nederlandse overheid. Het dossiernummeringssysteem is typerend voor de decimale of numerieke ordeningssystemen die destijds door de rijksoverheid werden gehanteerd. M. No