Ambtelijke brief / intern memorandum. 17 februari 1940. De Directeur (vermoedelijk van een gemeentelijke distributiedienst of economische afdeling). Den Heer Wethouder voor de Levensmiddelen, Alhier (ter plaatse). [Bovenaan rechts, handgeschreven:]
Ter. K. Müller

[Bovenaan midden, handgeschreven:]
Monden 19/2 -'40.

[Links boven:]
VP/DV.

59/1/5 M.
n 2

[Rechts boven:]
17 Februari 1940.

[Onderwerp, links:]
Onderteekening contract met
N.V."Solbandera".

[Adressering, rechts:]
den Heer Wethouder voor de
Levensmiddelen,
A l h i e r.

[Inhoud:]
Ten vervolge op mijn rapport d.d. 20 Januari jl.
(No.59/1/1 M.) heb ik de eer U te berichten, dat de N.V. "Sol-
bandera" niet meer in het bezit bleek te zijn van de destijds met
haar gesloten overeenkomst, waarop de verlenging voor het jaar
1940 moest worden aangeteekend. Dezerzijds is daarom de bedoelde
overeenkomst opnieuw in duplo op schrift gesteld, welke over-
eenkomst door de voornoemde N.V. is onderteekend.

Ik verzoek U beleefd dit ook door den heer Burge-
meester te doen geschieden en mij daarna beide exemplaren te
doen retourneeren, opdat ik voor registratie en uitreiking aan
de wederpartij doe zorgdragen.

[Ondertekening, rechtsonder:]
De Directeur, De kern van deze brief is een administratieve correctie. De firma N.V. "Solbandera" was hun kopie van een eerdere overeenkomst kwijtgeraakt. Omdat er op dat document een officiële aantekening moest komen voor de verlenging naar het jaar 1940, heeft de gemeentelijke dienst besloten het gehele contract opnieuw in tweevoud ("in duplo") op te stellen.

De directeur vraagt de wethouder om de handtekening van de burgemeester te faciliteren. De burgemeester is immers de wettelijke vertegenwoordiger van de gemeente bij het aangaan van overeenkomsten. De brief illustreert de strikte hiërarchie en de formele ambtelijke procedures van die tijd. Het document is gedateerd op 17 februari 1940, minder dan drie maanden voor de Duitse inval in Nederland. In deze periode van de 'Mobilisatie' was de voedselvoorziening een kritiek dossier. De "Wethouder voor de Levensmiddelen" hield zich bezig met het aanleggen van voorraden en het voorbereiden van distributiemaatregelen.

N.V. "Solbandera" was een handelsonderneming (de naam werd destijds onder andere geassocieerd met de import van koffie en koloniale waren). Het contract betreft waarschijnlijk de levering van goederen die essentieel werden geacht voor de gemeentelijke voorraadschuren in oorlogstijd. De handgeschreven namen bovenin ("K. Müller" en "Monden") verwijzen waarschijnlijk naar de ambtenaren die de brief in behandeling hebben genomen.