Getypte brief / Dienstcorrespondentie. 17 februari 1940. De Directeur (vermoedelijk van een gemeentelijke dienst). [Handgeschreven:] hr. Müller.
[Lijn]
[Vage ronde stempel]

VP/DV.

59/1/5 M.
n 2
17 Februari 1940.

Onderteekening contract met
N.V. "Solbandera".
den Heer Wethouder voor de
Levensmiddelen,
A l h i e r.

    Ten vervolge op mijn rapport d.d. 20 Januari jl.

(No. 59/1/1 M.) heb ik de eer U te berichten, dat de N.V. "Solbandera" niet meer in het bezit bleek te zijn van de destijds met haar gesloten overeenkomst, waarop de verlenging voor het jaar 1940 moest worden aangeteekend. Deserzijds is daarom de bedoelde overeenkomst opnieuw in duplo op schrift gesteld, welke overeenkomst door de voornoemde N.V. is onderteekend.

    Ik verzoek U beleefd dit ook door den heer Burgemeester te doen geschieden en mij daarna beide exemplaren te doen retourneeren, opdat ik voor registratie en uitreiking aan de wederpartij doe zorgdragen.

                                        De Directeur, Dit document is een ambtelijke brief waarin een administratieve procedure wordt afgehandeld betreffende een contractverlenging. De kern van de zaak is dat de tegenpartij, N.V. "Solbandera", de oorspronkelijke overeenkomst is kwijtgeraakt. Omdat de verlenging voor het jaar 1940 op dit document aangetekend had moeten worden, is er een nieuw contract in tweevoud (duplo) opgesteld.

De brief volgt de formele etiquette van die tijd:
* Spelling: Gebruik van de oude spelling (vóór de hervorming van 1947), herkenbaar aan woorden als onderteekening, aangeteekend en de naamvallen in den Heer.
* Procedure: De directeur van de betreffende dienst vraagt de wethouder om de handtekening van de burgemeester te faciliteren, waarna de documenten terug moeten voor registratie en definitieve uitreiking. De datum van het document, 17 februari 1940, is historisch significant. Het bevindt zich in de periode van de "Mobilisatie" in Nederland, slechts enkele maanden voor de Duitse inval in mei 1940.

De geadresseerde, de Wethouder voor de Levensmiddelen, wijst op een gemeentelijke context waarbinnen de voedselvoorziening en distributie werden geregeld. Gezien de dreigende oorlogssituatie was de controle op contracten met private ondernemingen (zoals N.V. "Solbandera") die mogelijk betrokken waren bij de opslag of levering van levensmiddelen, van groot belang voor de lokale overheid. De term "Alhier" duidt erop dat zowel de afzender als de ontvanger zich in hetzelfde stadhuis of dezelfde gemeente bevonden.