20 september 1939. Burgemeester en Wethouders van Amsterdam. GEMEENTE AMSTERDAM

Afd. Fin. 1939.
No. 1164/208/728 Lm. 1939.
[Handgeschreven: in dit dossier h. Muller]

Amsterdam, 20 September 1939.

MEN WORDT VERZOCHT BIJ HET ANTWOORD NAUWKEURIG HET NUMMER EN DE AFDEELING VAN DIT SCHRIJVEN TE VERMELDEN.

De sedert den aanvang dezer maand ingetreden oorlogstoestand in Europa zal, naar het zich laat aanzien, ook op de financiën van Amsterdam van zeer grooten invloed zijn. Ten einde een inzicht te verkrijgen omtrent de financiëele gevolgen van de bijzondere omstandigheden, is het noodzakelijk, dat bij de bedrijven en diensten nauwkeurige gegevens worden bijgehouden betreffende de kosten van bijzondere werken en werkzaamheden, welke van de hierboven genoemde omstandigheden een gevolg zijn.

Bij het verzamelen van de noodige gegevens, dienen de volgende richtlijnen te worden in acht genomen.

In de eerste plaats zijn als nadeelige gevolgen van de bijzondere omstandigheden te beschouwen de loonen en salarissen (verhoogd met pensioenlasten en opslag van salaris bij vacantie en ziekte, enz.) en vergoeding voor overwerk van werklieden en ambtenaren, die aan hun gewonen arbeid worden onttrokken voor het verrichten van werkzaamheden, met die bijzondere omstandigheden verband houdende, hetzij bij den eigen dienst of bij een anderen.

Verder moet rekening worden gehouden met de financiëele gevolgen van de mobilisatie van ambtenaren en werklieden.

Hierbij moet het standpunt worden ingenomen, dat de belooning van vervangend personeel als nadeel wordt beschouwd en hetgeen aan gegradueerde gemobiliseerden minder dan hun normale salaris wordt uitgekeerd, als voordeel.

Andere uitgaven en lasten zullen wellicht ongunstig beïnvloed worden door prijsstijging; het nadeel daarvan moet worden vastgesteld.

Voorts dient men zich er regelmatig rekenschap van te geven, welke wijzigingen - zoowel gunstig als ongunstig - de ontvangsten en baten ondergaan, als gevolg van de bijzondere omstandigheden.

Wij noodigen U uit, met het voorafgaande rekening te willen houden en - onder goedkeuring van het lid van ons College, onder wien Uw dienst of bedrijf ressorteert - een opgave van de nadeelen en eventueele voordeelen, beide afzonderlijk, maandelijks aan den Wethouder voor de Financiën te doen met vermelding van den aard dezer voor- en nadeelen.

Ten einde de opgaven zoo noodig later te kunnen staven, is het vereischt, de grondgegevens, welke voor bovenbedoelde opgaven hebben gediend, volledig te bewaren.

Voor twijfelachtige gevallen dient overleg te worden gepleegd met de afdeeling Financiën.

Voor het doen van uitgaven, waarvoor geen of een niet voldoende krediet is toegestaan, moet zoo spoedig mogelijk aan Burgemeester en Wethouders goedkeuring worden verzocht, waarna zoo spoedig mogelijk in de eerstvolgende vergadering van den Gemeenteraad een krediet zal worden gevraagd.

Burgemeester en Wethouders van Amsterdam,

[Handtekening]

de Secretaris,
[Handtekening: Vanhier]

Aan
de Hoofden van diensten
en bedrijven. Deze circulaire is een direct administratief gevolg van het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog in Europa op 1 september 1939. Hoewel Nederland op dat moment nog neutraal was, hield het gemeentebestuur van Amsterdam al rekening met grote economische gevolgen.

De kern van het document is een instructie voor een strikte financiële monitoring. Alle gemeentelijke diensten moeten maandelijks rapporteren over de financiële impact van de "oorlogstoestand". Interessant is de boekhoudkundige benadering van de mobilisatie: het loon dat de gemeente uitspaart omdat een werknemer in militaire dienst is, wordt expliciet als een "voordeel" (besparing) voor de stadskas gedefinieerd, terwijl de kosten voor vervangers als "nadeel" gelden. Ook wordt er al gewaarschuwd voor inflatie (prijsstijgingen). Toen deze brief werd geschreven, was de Nederlandse algehele mobilisatie (afgekondigd op 28 augustus 1939) in volle gang. Tienduizenden Amsterdamse mannen waren uit hun dagelijkse werkzaamheden weggeroepen om de grenzen en stellingen te bewaken. Dit zorgde voor een enorme logistieke en financiële puzzel voor de gemeente.

Dit document laat zien hoe de bureaucratie probeerde grip te krijgen op een onzekere situatie door middel van verscherpt toezicht en gedetailleerde rapportages. De nadruk op het bewaren van "grondgegevens" wijst erop dat men rekening hield met latere verantwoording of audits over deze crisistijd. De brief dateert van acht maanden vóór de Duitse inval in Nederland in mei 1940.