Administratief bijblad/schutblad voor een dossier. [Linkerbovenhoek, stempel:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 60/5/10 1940
DOORGEZONDEN: 17/10

[Midden rechts, handgeschreven:]
18/10/40 [paraaf, mogelijk AG]
60/5/11 [in rode inkt]
2. [onderstreept]
Gnd. [onderstreept met dubbele lijn, rode inkt]

[Linkeronderhoek, drukwerk:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document dient als een administratief spoor binnen een archiefsysteem. Uit de gegevens kunnen we het volgende afleiden:
* Referentienummers: Het document verwijst naar dossiernummer 60/5/10 uit 1940. De rode inscriptie 60/5/11 duidt op een opvolgend nummer of een verwijzing naar een gerelateerd dossierstuk in dezelfde reeks.
* Procesgang: Het stuk is op 17 oktober doorgezonden en op 18 oktober 1940 voorzien van een paraaf voor akkoord of ontvangst.
* Formulierbeheer: Het betreft een standaardformulier van de afdeling "Algemene Zaken" (Model No. 14). De drukcode onderaan geeft aan dat er in oktober 1937 een oplage van 10.000 stuks van dit formulier is gedrukt.
* Annotaties: De rode inkt en de dubbele onderstreping bij "Gnd." (mogelijk een afkorting voor 'Geadresseerde', 'Gereed' of een specifieke administratieve status) duiden op een definitieve afhandeling of archiveringstap. Gezien de datum (oktober 1940) en de terminologie ("Alg. Zaken", "Bijblad") is dit document zeer waarschijnlijk afkomstig uit de administratie van de Algemene Secretarie in Batavia (het huidige Jakarta) in voormalig Nederlands-Indië. In deze periode, vlak na de inval in Nederland maar vóór de Japanse bezetting van de archipel, draaide de koloniale bureaucratie op volle toeren. Dergelijke bijbladen werden gebruikt om de correspondentie tussen verschillende departementen te stroomlijnen en de chronologie van complexe dossiers (zoals landzaken of politieke rapportages) te bewaken. M. No