Administratief bijblad/notitie (Model No. 14 van Algemene Zaken). December 1939. [Linksboven in kader - stempel en invulling]
BIJBLAD VAN:
M. No. 62/13/5 193 9
DOORGEZONDEN: 11/12 '39

[Rechtsboven - handgeschreven namen]
Jh. Sixma
Hr. Müller
Daarna:

[Midden rechts - handgeschreven opmerkingen]
19/12/39 [Paraaf]
Kennisgenomen 12-12-39 [Paraaf]

[Midden rechts - vraag]
Moet P.W. nu bericht hebben? W.S.

[Midden links - hoofdtekst, handgeschreven]
m.i. op d.M. berichten dat wij t.z.t. gaarne opgave zullen ontvangen van het werkelijk benoodigde bedrag en, mits dit binnen redelijke cijfers blijft, hem een bon zullen doen toekomen voor de uitvoering, daar blijkens opvatting van B.&W. de kosten zullen moeten komen ten laste der begrooting 1940.

14 Dec. '39
[Paraaf]

[Rechtsonder in omlijning]
27
Z 62/13/6
Dir. P.W.
[Paraaf]

[Linksonder - drukwerk]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een intern administratief communicatiemiddel, waarschijnlijk binnen een gemeentelijk apparaat in Nederland (gezien de verwijzing naar B.&W.). De kern van de notitie betreft de goedkeuring van een nog onbekend bedrag voor een bepaalde uitvoering.

De schrijver stelt voor om de tegenpartij ("d.M.") te berichten dat er akkoord wordt gegaan, mits de uiteindelijke opgave van kosten redelijk blijft. Cruciaal is de budgettaire toewijzing: de kosten moeten gedekt worden vanuit de begroting van het komende jaar (1940). De vraag rechtsonder ("Moet P.W. nu bericht hebben?") duidt op afstemming met de Dienst Publieke Werken, die verantwoordelijk zou zijn voor de fysieke uitvoering of de technische controle. De datum van het document (december 1939) plaatst de correspondentie in de periode van de mobilisatie in Nederland, vlak voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog in Nederland (mei 1940). In deze periode werden begrotingen voor 1940 kritisch bekeken. De genoemde naam "Jh. Sixma" verwijst zeer waarschijnlijk naar een lid van het Friese adellijke geslacht Sixma van Heemstra, waarvan meerdere leden hoge ambtelijke of bestuurlijke functies bekleedden in die tijd. De afkorting "B.&W." bevestigt dat de besluitvorming op het niveau van het college van Burgemeester en Wethouders ligt. M. No Publieke Werken