Administratieve notitie op een officieel bijblad. [Kader linksboven]
BIJBLAD VAN:
M. No. 63/3/3 1940
DOORGEZONDEN: 15/8

[Hoofdtekst - handgeschreven]
M. Fontman

19/8 is met Toole getelefoneerd
& medegedeeld dat zij order zullen
zenden voor toestel compleet à f 190,50.
Ons zal dan nieuw toestel worden
bezorgd & het demonstratietoestel teruggehaald.
Verzocht bon uit te schrijven

20/8 40
[Paraaf, mogelijk 'vg']

[Voetnoot - gedrukt]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Onderwerp: De aanschaf van een technisch apparaat ("toestel") ter waarde van f 190,50 (gulden).
* Handeling: Een ambtenaar (mogelijk de geadresseerde M. Fontman of een collega) heeft telefonisch contact gehad met de firma "Toole". Er is afgesproken dat er een officiële bestelling (order) komt.
* Logistiek: Er is sprake van een omruiling: een eerder geleverd demonstratiemodel wordt opgehaald zodra een nieuw, compleet toestel wordt bezorgd.
* Administratieve status: De notitie dient als bewijs van de telefonische afspraak en als instructie voor de administratie om een factuur of bestelbon ("bon") uit te schrijven. De afsluiting op 20 augustus 1940 met een paraaf bevestigt de verwerking van de informatie.
* Paleografie: Het handschrift is een typisch midden-20e-eeuws Nederlands 'kantoorschrift', goed leesbaar en zakelijk. Het ampersand-teken (&) wordt consequent gebruikt als afkorting voor "en". * Tijdsgeest: Het document dateert van augustus 1940, slechts enkele maanden na de Duitse inval in Nederland (mei 1940). Ondanks de bezetting ging de dagelijkse bureaucratie van de ministeries, zoals Algemene Zaken, grotendeels door.
* Financiële waarde: Een bedrag van 190,50 gulden was in 1940 aanzienlijk; ter vergelijking: het gemiddelde weekloon voor een arbeider lag toen rond de 25 à 30 gulden. Dit wijst op de aanschaf van specialistische apparatuur, zoals een vroege dicteermachine, een radio-ontvanger of een luxe schrijfmachine.
* Organisatie: Het departement van Algemene Zaken is het ministerie van de minister-president. Dit soort bijbladen werd gebruikt om korte interne mededelingen of telefoonnotities toe te voegen aan grotere dossiers zonder het hoofddocument te vervuilen.