Archiefkaart of begeleidend schrijven betreffende een contract. [Bovenaan]
Bij toezending contract
J.C. Crane [handtekening]
E 21 / 1/4 40 – 31/3 41
ontbinding instellen van
D. 20 / 1/2 40 31/1 41

[Midden rechts, in rood potlood/inkt]
64/9/117

[Midden links]
20/3/40 [initialen] 1.

[Hoofdtekst onderaan]
~~Hierna verzoek ik U beleefd~~
Ik verzoek U beleefd gaarne door den heer Burgemeester de onderteekening van bijgaand contract (in duplo) terzake van pakhuisruimte no E 21 te willen bevorderen en mij beide exemplaren te doen terugzenden zodat ik voor

[Verticale tekst in de linker kantlijn]
registratie uittreksel
in één exemplaar aan
de wederpartij doen
terugvragen – JC [initialen]
20/3’40 mp [?] * Onderwerp: Het document betreft de administratieve afhandeling van een huur- of pachtcontract voor pakhuisruimte (genummerd E 21).
* Betrokkenen: Er wordt verwezen naar de handtekening van de Burgemeester, wat duidt op een gemeentelijke administratie (waarschijnlijk een havenbedrijf of vastgoedafdeling van een stad). De naam J.C. Crane komt voor als ondertekenaar/behandelaar.
* Inhoud: Er wordt gevraagd om een contract in tweevoud (in duplo) te laten tekenen. Tevens is er sprake van een ontbinding van een vorig contract (D 20).
* Proces: De kantlijnnotities geven instructies voor de verdere afhandeling: het maken van een uittreksel voor de registratie en het retourneren van één exemplaar aan de tegenpartij. Dit document stamt uit maart 1940, de periode vlak voor de Duitse inval in Nederland (mei 1940). Het geeft een inkijkje in de dagelijkse bureaucratie van die tijd. De nauwkeurige nummering (E 21, D 20) en de rode archiefnummers wijzen op een strak georganiseerd archiefsysteem, waarschijnlijk van een grotere Nederlandse gemeente met handelsfaciliteiten (zoals Rotterdam of Amsterdam), gezien de verwijzing naar "pakhuisruimte". De doorhalingen in de tekst laten zien dat het hier mogelijk gaat om een kladversie of een minuut die als instructie diende voor een definitieve brief.