Archiefomslag of dossierkaart (bijblad). 1938 (specifieke data: 7 september en 21 september 1938). [Linkerbovenhoek, in kader]
BIJBLAD VAN:
M.^- No. 2B/122/2 1938.
DOORGEZONDEN: 7/9

[Midden rechts, handgeschreven]
Z
2B/122/3 [in rode inkt]
21/9-'38
[Paraaf]

[Linksonder, gedrukt]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document dient als een administratief volgblad of "bijblad" voor een specifiek dossier binnen de Nederlandse overheidsadministratie (waarschijnlijk het Ministerie van Algemene Zaken) in de late jaren '30.

• Dossiernummers: Het document verwijst naar dossier 2B/122/2 uit 1938. Er is een latere aantekening in rode inkt gemaakt met nummer 2B/122/3. Rode inkt werd in archieven vaak gebruikt voor correcties, updates of om belangrijke wijzigingen in de status van een document aan te geven.
• Data: De datum "7/9" (7 september) staat bij "doorgezonden", wat duidt op de interne circulatie van het dossier. De datum "21/9-'38" (21 september 1938) bij de rode aantekening markeert waarschijnlijk het moment waarop het nieuwe dossiernummer werd toegekend of de status werd gewijzigd.
• De letter "Z": De handgeschreven "Z" boven het rode nummer kan staan voor een specifieke rubricering, zoals "Zeer geheim" of "Zaken", wat gebruikelijk was in de administratieve hiërarchie van die tijd.
• Drukgegevens: Linksonder staat de specificatie van het formulier. "Model No. 14" is het type formulier. De cijferreeks "10.000-10-1937-1016" geeft aan dat er in oktober 1937 een oplage van 10.000 stuks van dit formulier is gedrukt. Het jaar 1938 was een periode van grote internationale spanning (o.a. de Conferentie van München vond plaats in september 1938). Het Ministerie van Algemene Zaken hield zich in die tijd bezig met overkoepelend regeringsbeleid en defensievraagstukken. De systematische nummering (2B/122) duidt op een strak georganiseerd registratuurstelsel, kenmerkend voor de vooroorlogse Nederlandse bureaucratie. Dergelijke bijbladen werden gebruikt om de samenhang tussen verschillende documenten binnen één dossierreeks te bewaren.