Handgeschreven ambtelijke/zakelijke notitie op een voorgedrukt formulier ("Bijblad"). [Linksboven in kader]
BIJBLAD VAN:
M. No. 66/2/5 1940
DOORGEZONDEN: 6/5-140.

[Rechtsboven, handgeschreven in potlood/lichte inkt]
N. Groenman
waar zijn oude stukken?
[In rood:] bij Hr. Moerse

[Linkermarge, diagonaal geschreven]
Schuld v.
f 21,67 is
betaald 21/11.40
op brief
vz
[In rood:] retour de stukken op 21/11.40 y.

[Centrale tekst]
Ik had met Groenman
afgesproken, dat zij een
brief zou sturen, waarin
zij de schuld erkende en
een regeling zou verzoeken
Dit is nu bij dezen brief
geschied.
Lees [paraaf] 2/5 40

[Onderzijde]
[In kader:] Hr Moerse
Nu wordt ’t m.i. tijd,
dat G. betaalt 5-9-40 [paraaf]
opb
15-5-’40
Rep. 1 Sept. a.s.
15-5-40
WE [paraaf]

[Voorgedrukte tekst linksonder]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Inhoud: Het document betreft de administratieve opvolging van een schuld. Groenman had toegezegd schriftelijk de schuld te erkennen en een betalingsregeling voor te stellen. Op 2 mei 1940 wordt geconstateerd dat deze brief is ontvangen.
* Procesverloop:
* Mei 1940: Ontvangst schuldbekentenis en doorzending binnen de organisatie. Er wordt een 'rappel' (Rep.) gezet op 1 september.
* September 1940: Er wordt genoteerd dat het tijd wordt dat Groenman daadwerkelijk gaat betalen.
* November 1940: De schuld van f 21,67 is voldaan. De bijbehorende stukken worden op 21 november geretourneerd, waarmee het dossier wordt gesloten.
* Handschrift: Het betreft een vlot, enigszins cursief kantoorhandschrift met gebruik van verschillende pennen (inkt, potlood en rode correctie-inkt), wat duidt op verschillende stadia van bewerking door meerdere ambtenaren of medewerkers. Dit document biedt een inkijkje in de dagelijkse administratieve gang van zaken in Nederland aan het begin van de Tweede Wereldoorlog. Opvallend is dat de ambtelijke molen gewoon door lijkt te draaien tijdens de inval in mei 1940; de notities van 2, 6 en 15 mei tonen geen uiterlijke tekenen van de turbulente gebeurtenissen in die dagen. Het gebruik van "Model No. 14" van de afdeling "Algemene Zaken" wijst op een gestandaardiseerde werkwijze binnen een grotere (overheids)instelling. De genoemde bedragen lijken klein (f 21,67), maar waren voor die tijd een substantieel bedrag voor een eenvoudige schuld. De naam 'Groenman' kan duiden op een cliënt of een kleine ondernemer die in gebreke was gebleven.