Handgeschreven administratieve notitie op een gescheurd stukje papier. 1 oktober 1940 (vermeld als "1/10-40"). 1/10-40 [teken: verticale streep met schuine doorhaling]
72/8911
Mei Juni Juli De notitie bestaat uit drie delen:
1. Datum (Zwart): "1/10-40" staat voor 1 oktober 1940. Het symbool ernaast (een verticale streep met een schuine streep erdoor) is een typisch administratief teken dat kan duiden op een afvinkbeurt of dat een handeling is voltooid.
2. Referentienummer (Rood): "72/8911". Het handschrift is hier zeer cursief. De eerste twee cijfers zijn een '7' (met een duidelijke dwarsstreep) en een '2'. Daarna volgt een schuine streep. De cijfers '8' en '9' zijn in één vloeiende beweging geschreven, gevolgd door twee verticale strepen die '11' vormen (waarbij de laatste een punt heeft, wat in oudere handschriften vaak bij een '1' of 'i' voorkwam om verwarring te voorkomen).
3. Maandvermelding (Rood): "Mei Juni Juli" geeft de periode aan waarop de notitie of het bijbehorende dossier betrekking heeft. De datum oktober 1940 plaatst dit document in de vroege fase van de Duitse bezetting van Nederland. De maanden mei, juni en juli 1940 zijn de directe maanden na de inval en de capitulatie. Een notitie als deze werd vaak gebruikt in politiearchieven, bij de distributiedienst of in de gemeentelijke administratie om aan te geven dat stukken uit de bewuste maanden mei-juli waren verwerkt of gearchiveerd onder referentienummer 72/8911. De rode kleur van het potlood werd traditioneel door archivarissen of controleurs gebruikt voor correcties of markeringen.