Administratief bijblad of geleideformulier (Model No. 14 van de afdeling Algemene Zaken). Gedrukt in 1937; handgeschreven aantekeningen uit mei en juni 1941. [Stempel linksboven]
B I J B L A D V A N :
M. — No. 53/31/1 / 1941
DOORGEZONDEN : 24/5-'41.

[Handgeschreven tekst rechtsboven]
oproepen en brief
terug 26/5-'41 [paraaf]

[Handgeschreven tekst in rode inkt, midden]
53/31/217

[Handgeschreven tekst onder rood nummer]
26/5/41 [paraaf]

[Handgeschreven tekst midden-links]
gebleken vertrokken
opnieuw
[paraaf] 30/5-'41

[Handgeschreven tekst rechtsonder]
opb [?]
[paraaf] 3/6 '41

[Voetnoot linksonder]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Administratieve procesgang: Dit document dient als een logboek voor de bewegingen van een dossier of specifieke correspondentie. De notities laten een tijdlijn zien van acties ondernomen tussen 24 mei en 3 juni 1941.
* Terminologie:
* "oproepen en brief terug": Geeft aan dat verstuurde documenten onverrichter zake zijn geretourneerd.
* "gebleken vertrokken": De geadresseerde bleek niet meer op het bekende adres woonachtig te zijn.
* "opnieuw": Er is een nieuwe poging ondernomen (waarschijnlijk op 30 mei) om de persoon te bereiken of het dossier te verwerken.
* "opb": Mogelijk een afkorting voor "opbergen", wat duidt op de afsluiting van deze specifieke administratieve handeling op 3 juni.
* Nummering: Het systeem met schuine strepen (53/31/...) wijst op een hiërarchische archiefstructuur, waarbij het rode nummer "217" waarschijnlijk een specifiek volgnummer is binnen dossier 53/31. * Tijdsperiode: Het document stamt uit mei-juni 1941, een jaar na het begin van de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. De Nederlandse bureaucratie bleef gedurende deze periode grotendeels functioneren volgens de bestaande vooroorlogse modellen (zoals dit formulier uit 1937).
* Toepassing: Dergelijke formulieren werden breed gebruikt door gemeentelijke en landelijke overheidsdiensten. De vermelding "gebleken vertrokken" is typerend voor de bevolkingsadministratie of voor diensten die te maken hadden met oproepen voor arbeidsinzet of andere verplichtingen tijdens de bezetting. Zonder verdere inhoudelijke stukken blijft de exacte aard van de zaak (bijv. militie, belasting, of opsporing) onbekend, maar het document illustreert de nauwgezetheid van de toenmalige administratieve controle.