• Administratieve functie: Dit document is een registratie van een binnengekomen of verzonden stuk. Het nummer 60/21/1,2 is de referentie van het dossier of de specifieke brief.
• Betrokken instantie: De afkorting Min. v. Kolonien verwijst naar het Ministerie van Koloniën.
• Onderwerp: De omschrijving betr. het Archief (betreffende het archief) duidt erop dat het stuk handelde over archiefbeheer, overbrenging van stukken of informatieverstrekking uit het archief.
• Handschrift: Het betreft een zakelijk, 20e-eeuws Nederlands archiefhandschrift, gekenmerkt door snelle maar leesbare verbindingen.

De datum, 6 februari 1943, plaatst dit document in de context van de Tweede Wereldoorlog. Het Ministerie van Koloniën bevond zich op dat moment formeel in Londen (als onderdeel van de Nederlandse regering in ballingschap), terwijl in het bezette Nederland een afwikkelingsbureau van het ministerie actief bleef. Gezien de bezetting van Nederlands-Indië door Japan in deze periode, was de correspondentie en het beheer van koloniale archieven van groot strategisch en historisch belang voor de naoorlogse periode. Dit registerblad is een typisch voorbeeld van de nauwgezette bureaucratische vastlegging die de Nederlandse overheid ook in oorlogstijd handhaafde.