Dienstbrief / Circulaire van de Gemeente Amsterdam. Januari 1942. Redactie Heerenboekje, Raadhuis, Kamer 19, Amsterdam. [Stempel/Gedrukt bovenin]
Nº 1/14/1 M. 1942 22/1
GEMEENTE AMSTERDAM

[Linkerzijde]
REDACTIE HEERENBOEKJE
Raadhuis, Kamer 19.
AMSTERDAM.

Onderwerp:
Heerenboekje 1942

met 4 bijlagen.

[Rechterzijde]
Amsterdam, Januari 1942. [Handgeschreven:] Dir.
[Handgeschreven paraaf/handtekening:] m.i. H. Dun...

[Body tekst]
Ter bevordering van de uitgifte van een nauwkeurig Adresboek der leden van het Gemeentebestuur en der verschillende colleges en vereenigingen, het z.g. Heerenboekje, voor het jaar 1942, heb ik de eer, U hierbij een drukproef te doen toekomen, alsmede een lijst voor het vermelden der adressen, met beleefd verzoek, de drukproef, van de noodige wijzigingen voorzien of voor accoord geteekend, en de lijst met vermelding van de privé-adressen der bij Uw bedrijf, dienst of afdeeling werkzaam zijnde ambtenaren boven de VIde salarisgroep, of van de met hen in positie gelijkstaande, niet bij een salarisgroep ingedeelde ambtenaren, uiterlijk 31 Januari 1942 aan de Redactie van het Heerenboekje ten Raadhuize, Kamer 19 terug te zenden.

[Rechtsonder]
z.o.z. Deze brief is een formeel verzoek van de redactie van het zogenaamde "Heerenboekje" aan een onbekende geadresseerde binnen de gemeentelijke organisatie van Amsterdam. Het Heerenboekje was een jaarlijks verschijnend adresboek met gegevens van functionarissen, commissies en instellingen verbonden aan de gemeente.

De kern van het document is de vraag om:
1. Een bijgevoegde drukproef te controleren en te corrigeren.
2. Een lijst in te vullen met privé-adressen van hogere ambtenaren (boven salarisgroep VI).

De toon is uiterst hoffelijk ("heb ik de eer", "met beleefd verzoek"), wat typerend is voor de ambtelijke correspondentie van die tijd. De afkorting "z.o.z." (zie ommezijde) geeft aan dat er op de achterkant van het document nog aanvullende informatie of instructies stonden. Het document dateert uit januari 1942, midden in de Tweede Wereldoorlog tijdens de Duitse bezetting van Nederland. Hoewel het een ogenschijnlijk routineuze administratieve handeling betreft, is de context van de bezetting van belang. De gemeentelijke bureaucreatie bleef onder de bezetter grotendeels functioneren.

Het verzamelen van privé-adressen van hoge ambtenaren was in deze periode niet alleen een administratieve noodzaak voor het adresboek, maar kreeg in oorlogstijd een extra lading wat betreft controle en bereikbaarheid van het hogere ambtelijke apparaat. Het "Heerenboekje" zelf is een historisch waardevolle bron voor onderzoekers naar de structuur van het Amsterdamse stadsbestuur door de jaren heen.