Extract uit het Boek der Besluiten van de Burgemeester van Amsterdam. 27 februari 1942. No.144 H.1942. Instelling Klachtenbureau.
269 Gm. 1942 E x t r a c t
[Paars stempel:] Nº 1/20/ M. 1942 uit het Boek der Besluiten
van den Burgemeester van Amsterdam.
Vrijdag, 27 Februari 1942.

De Burgemeester van Amsterdam;
Overwegende, dat de Duitsche Autoriteiten hebben verzocht, een Centraal-Klachten-bureau in te stellen, waarbij klachten van Duitsche instanties of klachten van anderen, bij deze ingebracht, kunnen worden ingediend;
B e s l u i t:
I. ten einde het afdoen van deze klachten te bespoedigen, een Centraal-klachten-bureau in te stellen;
II. de leiding van dit bureau op te dragen aan den Administrateur van de afdeeling Handelsinrichtingen ter Gemeentesecretarie;
III. te bepalen, dat de Hoofden van Diensten, Bedrijven en Administratiën aan het onder I genoemde Bureau alle inlichtingen verschaffen, welke, in verband met ingekomen klachten, door dit Bureau worden noodig geoordeeld;
IV. te bepalen, dat de Hoofden van de desbetreffende Diensten, Bedrijven en Administratiën de in dit besluit bedoelde klachten zullen afdoen in overeenstemming met de door hem (Burgemeester) genomen beslissing, welke beslissing, door tusschenkomst van het Centrale Klachtenbureau, aan hen kenbaar zal worden gemaakt;
V. den Gemeentesecretaris uit te noodigen, een ontwerp-besluit ter tafel te brengen, waarbij H. Herks, controleur bij het Gemeente-energiebedrijf, met ingang op een nader vast te stellen datum en jaarwedde wordt overgeplaatst naar de Gemeentesecretarie (afdeeling Handelsinrichtingen).
Afschrift van dit besluit zal worden gegeven aan de afdeeling Handelsinrichtingen (12 stuks) en voorts aan alle overige afdeelingen der Gemeentesecretarie, alsmede aan het Bureau Gemeentesecretaris en Algemeene Dienst (5 stuks), den Gemeente-ontvanger en het Pensioenbureau.

[Linksonder handgeschreven:] Voor eensluidend extract,
M. Sieburgh z.k. de Gemeentesecretaris,
P
[Stempel rechtsonder:] (get.) J. F. FRANKEN Dit document is een ambtelijk besluit van de gemeente Amsterdam tijdens de Tweede Wereldoorlog. De kern van het besluit is de centralisatie van klachtenmanagement. De formele taal ("Overwegende", "Besluit") maskeert de dwingende aard van de Duitse inmenging in het stadsbestuur.

Enkele opvallende administratieve details:
* Centralisatie: Het bureau krijgt verregaande bevoegdheden (punt III) om inlichtingen op te eisen van alle gemeentelijke diensten.
* Hiërarchie: De uiteindelijke beslissing over de afhandeling van klachten ligt bij de Burgemeester (punt IV), wat duidt op een strakke regie over hoe de gemeente reageert op Duitse grieven.
* Personeel: De overplaatsing van een controleur van het Energiebedrijf naar dit nieuwe bureau (punt V) toont aan dat er direct personele capaciteit werd vrijgemaakt voor deze prioriteit van de bezetter.
* Distributie: De brede verspreiding van de afschriften (o.a. 12 stuks naar Handelsinrichtingen) onderstreept het belang dat aan de uitvoering van dit besluit werd gehecht. Ten tijde van dit besluit (februari 1942) stond Amsterdam onder bestuur van burgemeester Edward Voûte, die door de Duitse bezetter was aangesteld na het ontslag van burgemeester De Vlugt in 1941. De instelling van dit klachtenbureau is een sprekend voorbeeld van 'Gleichschaltung' (gelijkschakeling) van de civiele administratie.

De Duitse autoriteiten ondervonden vaak hinder van de trage Nederlandse bureaucratie of (passief) verzet van ambtenaren. Dit bureau was bedoeld om een direct en efficiënt aanspreekpunt te vormen voor Duitse instanties, zodat hun belangen en klachten met voorrang en volgens de lijnen van de bezetter konden worden afgehandeld. Het feit dat de leiding bij de afdeling 'Handelsinrichtingen' kwam te liggen, suggereert dat veel klachten betrekking hadden op de economische orde, markten en distributie in de stad.