Administratieve conceptbrief of interne notitie. 15 oktober 1942. [In gestempeld kader:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 1/74/1 1942
DOORGEZONDEN: 9/10

[Handgeschreven tekst:]
Statistiek aardappelen

A'dam, 15/10 1942
W. L. M.

Onder terugzending van het met
uw kantbrief dd. 8 dezer om advies ontvangen stuk
No 462 L.M. 1942 heb ik de eer u te berichten, dat de
wekelijksche statistiekopgave van de voorraad aard-
appelen ingevolge opdracht van den Burm. des Woensdags
bij hem moet worden ingediend; door een vertraging bij
de Vebeva (die de gegevens voor de opgave moet verstrekken)
kon de onderhavige opgave eerst des Vrijdags door
den bureauchef Van Duinhoven, die deze opgave wekelijks
opmaakt, worden samengesteld. Aangezien ik dien
Vrijdag ochtend op de C.M. was, heeft Van Duinhoven, teneinde de
Burm. niet langer op de opgave te laten wachten, geteekend
en mij hiervan, onmiddellijk na mijn terugkomst
mededeeling gedaan. Ik wijs er hierbij op, dat de heer
Sieburgh dien dag niet op kantoor was. Er zal van
mijn kant zorg gedragen worden dat een en ander in de toekomst niet
meer plaatsvindt.

[Geparaveerd:] DT * Context van het schrijven: De schrijver reageert op een verzoek om advies (stuk No 462 L.M. 1942) naar aanleiding van een onregelmatigheid in de rapportage.
* Kern van de zaak: Er is een vertraging opgetreden bij het indienen van de wekelijkse aardappelstatistieken bij de Burgemeester (afgekort als "Burm."). Normaal gesproken moet dit op woensdag gebeuren.
* Oorzaak: De externe instantie "Vebeva" leverde de benodigde gegevens te laat aan. Hierdoor kon de bureauchef, de heer Van Duinhoven, het rapport pas op vrijdag opstellen.
* Procedurefout: Omdat de eigenlijke verantwoordelijke (de schrijver van de brief) die vrijdag bij de "C.M." (waarschijnlijk de Centrale Markt of Crisis-Maatregelen) was, heeft Van Duinhoven de stukken zelf ondertekend om verdere vertraging te voorkomen. De heer Sieburgh, die mogelijk ook tekenbevoegd was, was afwezig.
* Toon: Verontschuldigend en corrigerend; er wordt beterschap beloofd voor de toekomst. Dit document stamt uit oktober 1942, midden in de Tweede Wereldoorlog. In deze periode was de voedselvoorziening in Nederland kritiek en stond deze onder streng toezicht van zowel de Nederlandse administratie als de Duitse bezetter.

• Voedseldistributie: Het nauwkeurig bijhouden van statistieken over de voorraad aardappelen was essentieel voor het distributiesysteem (de bonnenkaart). Elke afwijking of vertraging in de rapportage werd hoog opgenomen.
• Afkortingen:
  • Vebeva: Dit verwijst waarschijnlijk naar de Vereniging van Bemiddelaars in Vee en Vlees, of een soortgelijke organisatie betrokken bij de centrale inkoop of distributie van levensmiddelen.
  • C.M.: In de context van Amsterdam in oorlogstijd verwijst dit vaak naar de Centrale Markt (de groothandelsmarkt aan de Jan van Galenstraat) of naar de afdeling Crisis-Maatregelen die belast was met de voedselvoorziening.
• Bureaucratie: Het document geeft een inkijkje in de ambtelijke hiërarchie en de druk waaronder ambtenaren werkten om de complexe administratie van de schaarste draaiende te houden.