11 Juni 1942. Bureau voor Organisatie en Efficiency, Raadhuis, Amsterdam (ondertekend door de Bedrijfseconomisch Adviseur). [Stempel bovenaan]: № 7/2/5 M. 1942 13/6

Bureau voor Organisatie en Efficiency
Raadhuis

Aan
den Heer Directeur van het
Marktwezen,
Jan van Galenstraat 14
Amsterdam, W.

Telefoon 43130
Verzoeke bij beantwoording datum en nummer van dezen brief te vermelden
No. Fin. 19 bijlagen Amsterdam, 11 Juni 194 2
Onderwerp: Stempelmachines.

[Handgeschreven parafen in rood/paars: v. d. S., Th. M. en een onleesbare notitie "Insp."]

In antwoord op Uw schrijven van 5 Juni j.l. bericht ik U het volgende:
Ik heb niet de beschikking over de stukken, waarin aan de N.V. Koller & van Os opdracht tot levering van de twee stempelmachines werd gegeven en kan dus op het oogenblik niet nagaan welke voorwaarden daarbij gesteld werden.
Echter staat in mijn herinnering wel vast, dat een duidelijke uitleg werd gegeven van het doel, waarvoor de machines moesten dienen en wist de Maatschappij ook, dat deze machines een comptabele administratie moesten vervangen en dus onfeilbaar moeten werken. Ook de eisch, dat de stempel met redelijke nauwkeurigheid in een bepaald vak moet komen te staan was aan haar bekend. Onder redelijke nauwkeurigheid is te verstaan, dat geen twijfel mag rijzen voor welk vak de stempel bedoeld is, de stempels niet over elkaar mogen vallen en de omranding van het vakje niet noemenswaard overschreden mag worden.
Ik heb bij de demonstratie met de machines te Uwen kantore den indruk gekregen, dat de constructie van de transportinrichting niet voldoende was opgelost om aan bovengenoemde eischen te voldoen; echter is eenige consideratie bij wijziging van het machinetype of het maken van een nieuwe machine wel op haar plaats, zoodat ik de mogelijkheid niet wilde uitsluiten, dat door nastellen enz. de machines in de practijk nog redelijk bruikbaar zouden blijken te zijn. Volgens Uw mededeeling is dit niet het geval, hetgeen thans bevestigt mijn oorspronkelijke meening, dat het mechanisme voor het doel niet deugt. [Onderstreept in blauw]: De kaart moet zoodanig stevig door het transportmechanisme worden geklemd [Einde onderstreping] en wel op een nauwkeurig bepaald oogenblik, dat bij het verder transporteeren onder den roteerenden stempel deze onfeilbaar op de juiste plaats komt.
Uit mijn herinnering oordeelende, zou ik dus zeggen, dat de Maatschappij niet aan de voorwaarden van bestelling heeft voldaan en de machines [doorgehaald: om deze reden niet betaald kunnen worden]. Echter *zou U alvorens een dergelijk afwijzend antwoord te geven, dienen na te gaan wat bij de bestelling schriftelijk is vastgelegd.
Een onderhoudsabonnement van f .25.- per jaar per machine lijkt mij tamelijk hoog, zou echter geen overwegend bezwaar vormen, wanneer daarmede het feilloos werken der machine gewaarborgd wordt. Dit is nu niet het geval; ik zou U echter in overweging willen geven om dit bedrag voorloopig te betalen, zoolang U de machines in gebruik heeft.
Gaarne zal ik t.z.t. vernemen hoe de zaak afloopt.

M.
Dict.
[Handgeschreven handtekening: Hesling]
Bedrijfseconomisch Adviseur.

[Rechtsonder in potlood]: 7 * Inhoud: De adviseur reageert op een klacht over slecht functionerende stempelmachines geleverd door de firma N.V. Koller & van Os. De machines zijn bedoeld voor de financiële administratie van het Marktwezen, maar de afdrukken zijn onnauwkeurig. De adviseur stelt vast dat de transportinrichting technisch niet deugt.
* Juridisch voorbehoud: Hoewel de adviseur meent dat de leverancier in gebreke is gebleven, adviseert hij om de oorspronkelijke schriftelijke bestelvoorwaarden te controleren voordat betaling officieel geweigerd wordt (zie de doorgehaalde en gecorrigeerde zin).
* Financieel: Er wordt gereflecteerd op de kosten van een onderhoudsabonnement (25 gulden per jaar), wat als hoog wordt beschouwd gezien de huidige staat van de machines.
* Marginalia: Twee verticale lijnen in de linker marge leggen de nadruk op de passage waarin de technische fout (het transportmechanisme) wordt besproken. * Historische periode: De brief dateert uit 1942, tijdens de Duitse bezetting van Nederland. Ondanks de oorlogssituatie ging de gemeentelijke bureaucratie en de modernisering van de administratie (mechanisering) door.
* Dienst: Het "Bureau voor Organisatie en Efficiency" was een Amsterdamse gemeentelijke instantie die zich bezighield met het optimaliseren van werkprocessen en de aanschaf van kantoormachines.
* Locatie: Het Marktwezen was destijds gevestigd aan de Jan van Galenstraat, bij de Centrale Markthallen.
* Leverancier: N.V. Koller & van Os was een bekende Nederlandse producent van kantoormachines, weegschalen en tijdstempels.