Handschriftelijk concept van een ambtelijk schrijven of adviesnota. 5 maart 1940. [In de linkermarge, omcirkeld:]
Arbeidsloon
voor

[Hoofdtekst:]
van legitimatiekaarten welke laatste
voortaan twee jaren kunnen dienen)
van rond ƒ 200,- per jaar (bij de huidige personeelsbezetting)
aan het uitschrijven van legitimatiekaarten
van rond ƒ 50,- per jaar ~~tot het bedrag~~

In overeenstemming met den
Bedrijfseconomischen Adviseur heb ik ~~de~~
~~de~~ eer U beleefd in overweging te
geven wel te willen bevorderen, dat
bij Besluit van B en W een bedrag van
ten hoogste ƒ 2000,- ten laste van
het zg. marktcrediet (~~verleend~~ bij Besluit
van den Raad d.d. 22 October 1926 No 663)
te mijner beschikking wordt gesteld voor den
aankoop van twee stempelmachines, als
bovenbedoeld. Het lijkt mij verantwoord de onderteekening [?]

Over de keuze der machines wordt
nog nader overlegd met den Bedrijfseconomischen
Adviseur; ~~om~~ ik hoop U zoo spoedig
mogelijk ~~terzake~~ terzake ~~definitief~~ te rapporteeren.
In afwachting daarvan kan m.i. het in de
vorige alinea gevraagde Besluit van B en W zonder
bezwaar ~~reeds~~ worden genomen.

[Handtekening/Initialen, mogelijk ‘JJ’]
5-3-’40 [onleesbaar symbool]

[Linksonder, in een cirkel/kader:]
geen bedrag noemen
het schrijven der legitimatie-
kaarten heeft nooit extra
loon gekost.
Uitsluitend ten gevolge van de
mobilisatie heeft het schrijven
± 100- gekost.

[Rechtsonder:]
± uitgave ten laste van
het zg. marktcrediet
te brengen, omdat de
~~andere~~ machines behooren
tot de inrichting van de CM;
~~en~~ dergelijke uitgaven zijn
tot nu toe steeds ten laste
van het vorenbedoelde crediet
gebracht. Dit document is een kladversie van een voorstel aan het College van Burgemeester en Wethouders (B en W). De opsteller verzoekt om een budget van maximaal 2000 gulden voor de aanschaf van twee stempelmachines om het proces van het maken van legitimatiekaarten te moderniseren of te versnellen.

De vele doorstrepingen en de kanttekeningen onderaan tonen een interne discussie over de verantwoording van de kosten. Met name de post 'arbeidsloon' is gevoelig; de opsteller corrigeert zichzelf door te stellen dat het schrijven van de kaarten normaal gesproken geen extra loon kostte, behalve tijdens de recente mobilisatie. Ook wordt er nauwkeurig gekeken naar uit welk potje het geld moet komen (het 'marktcrediet' uit 1926). De toon is formeel en ambtelijk ("heb ik de eer U beleefd in overweging te geven"). De datum, 5 maart 1940, is zeer relevant. Nederland bevond zich op dat moment in de periode van de 'Mobilisatie' (sinds augustus 1939), vlak voor de Duitse inval in mei 1940. De verhoogde staat van paraatheid en de dreigende oorlog verklaart de extra druk op de administratie en de noodzaak voor (betere) legitimatiebewijzen voor de bevolking of militairen. De afkorting "CM" in de rechterkantlijn zou kunnen verwijzen naar 'Centrale Magazijnen' of een specifieke gemeentelijke dienst uit die tijd. De verwijzing naar een besluit uit 1926 geeft aan dat men probeerde de uitgave binnen bestaande budgettaire kaders te passen.