Afschrift van een ambtelijke circulair/brief. 12 juli 1944. H.C. King (Bedrijfseconomisch Adviseur). Hoofden van Diensten, Bedrijven en Administratien en Chefs van Afdeelingen ter Gemeentesecretarie. A F S C H R I F T.

No.1/23/1M. 1944 15/7

GEMEENTE AMSTERDAM.

BUREAU VOOR ORGANISATIE EN EFFICIENCY.

Onderwerp: Maatregelen tegen schade door brand.

Amsterdam, 12 Juli 1944.

De Burgemeester ontving van de Directie van het Gemeente Energiebedrijf het navolgende schrijven:
"Door den heer R.C.W. Eisses, leider van den luchtbeschermingsdienst aan Centrale Noord, die door onze Directie werd aangewezen een cursus bij te wonen te Groesbeek voor luchtbeschermingsleiders, werd ons het volgende gerapporteerd:

a. Bij de verwoesting van een kantorencomplex door brand bleek, dat de bescheiden in een brandkast, waarin toevalligerwijze een sinaasappel geborgen was, vrijwel onbeschadigd waren gebleven, terwijl die in de overige brandkasten geheel verkoolden. Men plaatse daarom in dergelijke bergruimten en ook in safe bakjes met water, opdat door de verdamping hiervan de inwendige temperatuur geen schadelijke hoogte bereikt.

b. De schrijfmachines moeten bij bedrijfssluiting onder de bureaux geborgen worden, indien hiervoor geen veiliger ruimten aanwezig zijn. De practijk leerde, dat hierdoor bij catastrophes een aantal van deze toestellen behouden kon blijven.

Wij hebben in deze aanwijzingen aanleiding gevonden ten aanzien van de eigendommen in onze kantoren de in de hiervoren genoemde punten beschreven maatregelen toe te passen.

Wij meenen goed te doen U hiervan in kennis te stellen, opdat U wellicht kunt overwegen voor de gemeentehuishouding een zelfden maatregel voor te schrijven".

De Burgemeester is van meening, dat de overige gemeentediensten en -bedrijven met deze suggesties hun voordeel kunnen doen en verzocht mij U van een en ander in kennis te stellen, hetgeen ik bij dezen doe.

De Bedrijfseconomisch Adviseur,
H.C. King.

Aan Heeren Hoofden van Diensten,
Bedrijven en Administratien en
Chefs van Afdeelingen ter
Gemeentesecretarie.

[Marginalia/Aantekeningen:]
* Rechtsboven handgeschreven signatuur (onleesbaar, mogelijk "J. Muijser") en stempel "SV".
* Linkermarge handgeschreven verticaal woord: "zakelijk". Dit document is een treffend voorbeeld van bureaucratische communicatie tijdens de bezettingsjaren, waarbij pragmatisme en schaarste centraal staan. De kern van de brief is een curieuze observatie: papieren in een brandkast overleefden een brand omdat er een sinaasappel in lag. De verdamping van het vocht uit de sinaasappel hield de temperatuur in de kluis laag genoeg om ontbranding van het papier te voorkomen.

Op basis van deze "toevallige" ontdekking wordt een formeel beleid geadviseerd: het plaatsen van bakjes water in kluizen. Daarnaast wordt geadviseerd om typemachines onder bureaus te schuiven (waarschijnlijk ter bescherming tegen vallend puin bij instortingen). De toon is zakelijk en efficiënt, kenmerkend voor het 'Bureau voor Organisatie en Efficiency'. De datum, 12 juli 1944, is cruciaal voor het begrip van dit document. Nederland was bezet en de geallieerden waren na D-Day (juni 1944) aan hun opmars in Frankrijk begonnen. Amsterdam was regelmatig het doelwit van geallieerde bombardementen gericht op strategische doelen (zoals de Fokker-fabrieken of de Centrale Noord, die in de tekst genoemd wordt).

De term "catastrophes" in de tekst is een eufemisme voor de gevolgen van luchtaanvallen. De Luchtbeschermingsdienst (LBD) was in deze periode uiterst actief. Typemachines en archiefbescheiden waren in 1944 onvervangbaar geworden door de enorme tekorten aan goederen; het behoud van deze bedrijfsmiddelen was essentieel voor het blijven functioneren van het ambtelijk apparaat onder de moeilijke oorlogsomstandigheden. De sinaasappel uit de anekdote was in juli 1944 overigens een absolute zeldzaamheid en een enorme luxe, wat de toevalligheid van de ontdekking nog opmerkelijker maakt.