Ambtelijke circulaire / brief. 12 juli 1944. De Burgemeester (namens het Bureau voor Organisatie en Efficiency). Hoofden van Diensten, Bedrijven en Administratien; Chefs van Afdeelingen ter Gemeentesecretarie. N^o 1/23/1 M. 1944 15/7
GEMEENTE AMSTERDAM
BUREAU VOOR ORGANISATIE EN EFFICIENCY.

Onderwerp : Maatregelen tegen schade door brand.
Amsterdam, 12 Juli 1944.

De Burgemeester ontving van de Directie van het Gemeente Energiebedrijf het navolgende schrijven :

"Door den heer R.C.W. Eisses, leider van den luchtbeschermingsdienst aan Centrale Noord, die door onze Directie werd aangewezen een cursus bij te wonen te Groesbeek voor luchtbeschermingsleiders, werd ons het volgende gerapporteerd :

a. Bij de verwoesting van een kantorencomplex door brand bleek, dat de bescheiden in een brandkast, waarin toevalligerwijze een sinaasappel geborgen was, vrijwel onbeschadigd waren gebleven, terwijl die in de overige brandkasten geheel verkooklen. Men plaatse daarom in dergelijke bergruimten en ook in safes bakjes met water, opdat door de verdamping hiervan de inwendige temperatuur geen schadelijke hoogte bereikt.

b. De schrijfmachines moeten bij bedrijfssluiting onder de bureaux geborgen worden, indien hiervoor geen veiliger ruimten aanwezig zijn. De practijk leerde, dat hierdoor bij catastrophes een aantal van deze toestellen behouden kon blijven.

Wij hebben in deze aanwijzingen aanleiding gevonden ten aanzien van de eigendommen in onze kantoren de in de hiervoren genoemde punten beschreven maatregelen toe te passen.

Wij meenen goed te doen U hiervan in kennis te stellen, opdat U wellicht kunt overwegen voor de gemeentehuishouding een zelfden maatregel voor te schrijven."

Aan Heeren Hoofden van Diensten,
Bedrijven en Administratien en
Chefs van Afdeelingen ter
Gemeentesecretarie.

Z.O.Z.

(Handgeschreven annotaties rechtsboven o.a.: "acc f. 5 X", en diverse namen/parafen zoals "M. Muller", "M. Drunenburg(?)", "M. de Haan")

--- Dit document is een intern schrijven van de gemeente Amsterdam waarin praktische instructies worden gedeeld om schade aan cruciale administratie en schaarse kantoormiddelen te beperken in geval van brand.

De kern van het schrijven bevat twee opmerkelijke adviezen:
1. Vochtregulering in kluizen: Het plaatsen van bakjes water in brandkasten om te voorkomen dat documenten "verkoolen" (uitdrogen en verbranden door extreme hitte van buitenaf). Het voorbeeld van de sinaasappel die toevallig als vochtbron diende en zo een archief redde, dient hier als empirisch bewijs.
2. Bescherming van schrijfmachines: Het advies om schrijfmachines onder bureaus te plaatsen suggereert dat de bureaus zelf enige bescherming boden tegen vallend puin of directe hitte bij een gedeeltelijke instorting of brand.

De toon is zakelijk en ambtelijk-adviserend. De Burgemeester (destijds de pro-Duitse E.J. Voûte) fungeert hier als doorgeefluik voor een initiatief dat is ontstaan bij het Gemeente Energiebedrijf (GEB).

--- De datum van het document, 12 juli 1944, plaatst dit schrijven midden in de eindfase van de Tweede Wereldoorlog in bezet Nederland. Amsterdam stond op dat moment onder voortdurende dreiging van geallieerde bombardementen, maar ook van branden door sabotage of oorlogshandelingen.

De genoemde "Luchtbeschermingsdienst" (LBD) was in deze periode zeer actief. De cursus in Groesbeek verwijst naar de centrale trainingen die daar werden gegeven aan civiele verdedigingsfunctionarissen. Groesbeek lag strategisch en was een knooppunt voor dergelijke instructies.

De nadruk op het behoud van schrijfmachines is veelzeggend voor de economische situatie van 1944. Door de oorlog en de blokkades was kantoorapparatuur nagenoeg onvervangbaar geworden. Het verlies van een machinepark zou de gemeentelijke administratie lamleggen. De "sinaasappel-anekdote" illustreert de improvisatiegeest en de behoefte aan praktische, kleinschalige oplossingen in een tijd van schaarste en hoog risico.