Getypte brief met handgeschreven aanvullingen en aantekeningen. 6 april 1943 (getypt); handgeschreven aantekening bovenaan vermeldt "Verzonden 7/4". De Directeur (vermoedelijk van de Dienst voor de Voedselvoorziening of een aanverwante gemeentelijke dienst). Den Heer Burgemeester van Amsterdam (destijds Edward Voûte). [Handgeschreven, paarse inkt, linksboven:]
Verzonden 7/4 [of mogelijk 2/4, maar 7/4 is logischer gezien de briefdatum]

[Handgeschreven, blauwe/zwarte inkt, rechtsboven:]
W.l.m.
A.v.O.
SV

[Getypt:]
den Heer Burgemeester
van Amsterdam,

Raadhuis,

A l h i e r.

2a/3/13 M. 6 April 1943.

Naar aanleiding van den brief van Uw Secretaris d.d. 2 April 1942 (no.P.S.B.) en ten vervolge op mijn brief d.d. 30 Maart 1943 (no.2a/3/12 M.), heb ik de eer U onderstaand een opgave te doen toekomen van den aardappelvoorraad te Amsterdam op 27 Maart jl; de aanvoer in de week van 29 Maart tot en met 3 April; de aflevering aan kleinhandel en instellingen in deze week en de boekvoorraad op 3 April 1943.

De Directeur,

Voorraad op 27 Maart 1943: 197.329 hl
Aanvoer week 29 Maart - 3 April 1943: 67.710 "
---------------------------------------------------
265.039 hl
Aflevering week 29 Maart - 3 April 1943: 63.304 "
Voorraad op 3 April 1943 des avonds: 201.735 hl
=======

[Handgeschreven toevoeging onderaan in paarse inkt:]
Voorraad 3 April '43 201735 hl.
Aanvoer 5-10 April '43 111645 "
--------------------------------------
313380 "
aflev[ering] " " 60372 "
--------------------------------------
Voorraad 10 Apr. " 253008 hl.
________ * Administratieve nauwkeurigheid: Het document getuigt van een zeer strikte bureaucratische controle op de voedselvoorraden. De cijfers worden tot op de hectoliter (hl) nauwkeurig bijgehouden.
* Doorlopende verslaglegging: De brief verwijst naar eerdere correspondentie (maart 1943 en zelfs april 1942), wat duidt op een vaststaand, wekelijks rapportagesysteem dat al geruime tijd liep.
* Handgeschreven addendum: De handgeschreven cijfers onderaan zetten de boekhouding direct voort voor de daaropvolgende week (5 t/m 10 april 1943). Dit suggereert dat dit specifieke papieren exemplaar als werkdocument is gebruikt door een ambtenaar om de totalen bij te werken voordat een volgende brief werd opgesteld. De berekening is correct: de eindvoorraad van 3 april (201.735 hl) dient als beginvoorraad voor de nieuwe week. Na optelling van de aanvoer en aftrek van de aflevering komt men op een nieuwe voorraad van 253.008 hl.
* Parafen: De initialen rechtsboven zijn waarschijnlijk van ambtenaren die het document hebben gezien of verwerkt. Dit document stamt uit april 1943, een periode midden in de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. De controle over de voedselvoorziening was in deze tijd van vitaal belang voor zowel de bezetter als het lokale bestuur.

• Schaarste en distributie: Aardappelen vormden het belangrijkste volksvoedsel. Door de oorlogsomstandigheden was er sprake van schaarste en een strikt distributiesysteem met bonnen. De gemeente Amsterdam moest exact weten hoeveel voorraad er was om de rantsoenen te kunnen garanderen en onlusten te voorkomen.
• Bestuur onder bezetting: De geadresseerde, de Burgemeester van Amsterdam, was in 1943 Edward Voûte. Hij was door de Duitsers aangesteld en fungeerde als regeringscommissaris. Hoewel hij geen lid was van de NSB, werkte hij nauw samen met de bezettingsautoriteiten.
• Logistiek: De aanvoer van tienduizenden hectoliters aardappelen per week laat zien dat er, ondanks de oorlog, nog steeds een aanzienlijke logistieke operatie gaande was om de stad van voedsel te voorzien, grotendeels via de binnenvaart en het spoor.