Getypte brief (doorslag), ambtelijke correspondentie. 28 oktober 1942. Een directeur (vermoedelijk van een distributie- of voedselvoorzieningsinstantie). De Burgemeester van Amsterdam, Raadhuis, Alhier. [Handgeschreven, bovenmidden:]
W.L.M
A. v. P
28/10

[Handgeschreven, diagonaal:]
Verzonden

[Linksboven:]
HG.
2A/14/30 M.

[Rechtsboven:]
28 October 1942.

[Adres:]
den Heer Burgemeester van
Amsterdam,
Raadhuis,
A l h i e r .

[Inhoud:]
Naar aanleiding van den brief van Uw Secretaris d.d. 2 April jl. (No.P.S.B.) en ten vervolge op mijn brief d.d. 21 October jl. (No.2A/14/30 M.) heb ik de eer U onderstaand een opgave te doen toekomen van den aardappelvoorraad te Amsterdam op 17 October jl.; de aanvoer in de week van 19 tot en met 24 October; de aflevering aan kleinhandel en instellingen in deze week en de boekvoorraad op 24 October jl. des avonds.

De Directeur,

[Tabel:]
Voorraad op 17 October 1942 99.040 hl. [Handgeschreven: 113.106]
Aanvoer week 19 – 24 October 1942 79.526 " [Handgeschreven: 119.416]
---------- ----------
178.566 " [Handwritten: 232.522]
Aflevering week 19 – 24 October 1942 65.460 " [Handgeschreven: 66.088]
---------- ----------
Voorraad op 24 October 1942 des avonds 113.106 hl. [Handgeschreven: 166.434]
[Handgeschreven onder 113.106:] 31
======= * Doel van het document: Het document dient als een strikte boekhoudkundige verantwoording van de primaire levensbehoefte 'aardappelen' tijdens de bezettingstijd. De Burgemeester van Amsterdam moest nauwgezet op de hoogte blijven van de beschikbare voorraden om de distributie (voedselbonnen) te kunnen beheren.
* Eenheid: De hoeveelheden worden uitgedrukt in 'hl' (hectoliter), wat destijds de standaardmaat was voor volumegoederen zoals aardappelen.
* Handgeschreven wijzigingen: Het meest opvallende aan dit document is de tweede kolom met handgeschreven cijfers. De getypte cijfers bleken na verzending of tijdens de administratieve verwerking onjuist of achterhaald te zijn. De handgeschreven cijfers liggen aanzienlijk hoger (bijv. een eindvoorraad van 166.434 hl tegenover de getypte 113.106 hl). Dit suggereert een vertraging in de rapportage van de feitelijke aanvoer.
* Taalgebruik: Het gebruik van de naamval "den" ("den brief", "den aardappelvoorraad") en de formele afsluiting zijn kenmerkend voor de ambtelijke schrijftaal van de eerste helft van de 20e eeuw. Dit document stamt uit de kern van de Tweede Wereldoorlog (oktober 1942). In deze periode was de schaarste in Nederland al sterk voelbaar, hoewel de grote Hongerwinter nog moest komen. De voedselvoorziening stond onder streng toezicht van zowel de Nederlandse autoriteiten als de Duitse bezetter.

Het kenmerk "HG" verwijst mogelijk naar de Hoofdafdeling Granen, Peulvruchten en Zaden (onderdeel van de Rijksbureaus voor de Voedselvoorziening). Dat de brief aan de Burgemeester is gericht met de aanduiding "Alhier", bevestigt dat de betreffende dienst ook in Amsterdam gevestigd was. De nauwkeurigheid van deze rapportages was van cruciaal belang; fouten in de voorraadadministratie konden leiden tot tekorten in de winkels, wat sociale onrust of strengere ingrepen van de bezetter tot gevolg kon hebben.