Handgeschreven administratieve notitie op gelinieerd papier.
Origineel
Handgeschreven administratieve notitie op gelinieerd papier. pk. 180 Demperstraat z.v. J. Genderen
is 1 Februari j.l. wegens wanbetaling
ingetrokken met ƒ 2.60 schuld.
Smit 7/2 '44
m.i. geen bezwaar tegen ongedaan
maken van
9-2-'44 intrekking
de Haer.
Acc. Hd
acc
op 21-2-'44 [in rood geschreven]
exped. vóór 1/3
opbergen
Smit 20/2 Het document bevat een korte correspondentieketen binnen een administratieve instantie (mogelijk de sociale dienst of een pensioenfonds).
- De aanleiding: Ambtenaar Smit noteert op 7 februari 1944 dat dossier 'pk. 180' (vermoedelijk een Pensioen- of Persoonskaart) van J. Genderen aan de Demperstraat per 1 februari is stopgezet vanwege een betalingsachterstand van 2,60 gulden.
- Het bezwaar/advies: Op 9 februari beoordeelt een hogere ambtenaar of collega, De Haer, de situatie. Hij geeft aan dat er "mijns inziens (m.i.) geen bezwaar" is om de intrekking ongedaan te maken. Dit wijst erop dat de schuld in de tussentijd voldaan is of dat er sprake is van een coulanceregeling.
- De besluitvorming: Het hoofd van de afdeling ('Acc. Hd' - Accoord Hoofd) geeft groen licht. In rode inkt wordt de definitieve goedkeuring genoteerd op 21 februari 1944.
- De uitvoering: Er wordt de instructie gegeven om de zaak te 'expediëren' (verwerken en/of de burger informeren) vóór 1 maart (1/3).
- Archivering: Smit sluit het proces af op 20 februari (mogelijk een verschrijving van de datum of een eerdere paraaf voor uitvoering) met de notitie 'opbergen'. Dit document is een treffend voorbeeld van de ambtelijke nauwkeurigheid in Nederland tijdens de oorlogsjaren. Zelfs voor kleine bedragen (ƒ 2,60, wat destijds ongeveer de prijs van een paar broden was) werd een formele procedure doorlopen met meerdere parafen en adviezen. De vermelding van de Demperstraat duidt zeer waarschijnlijk op de stad Utrecht, waar een straat met deze naam bestond. Het gebruik van 'j.l.' (jongstleden) en de specifieke afkortingen zijn kenmerkend voor de Nederlandse bestuurstaal uit de eerste helft van de 20e eeuw.