Interne ambtelijke notitie / memo. 26 juni 1944 tot en met 7 juli 1944. [Eerste deel, bovenste helft:]
Insp. Staat het absoluut vast dat het manco
is ontstaan tijdens de bewaring cq. opslag
en weging in de vischhal.
Waar was de visch voorheen het laatst
gewogen en wanneer?
26-6-44

[Tweede deel, onderste helft:]
Aangenomen kan worden, dat het manco is
ontstaan tijdens de bewaring. Vast staat dit
echter niet.
De visch was van IJmuiden aangevoerd
gedurende de middaguren. Is direct in
het ijshok geborgen en pas den volgenden
morgen gewogen.
Bij dit wegen was geen toezicht van een
ambtenaar. Ik heb den Heer Stam opgedragen
er zorg voor te dragen, dat geen visch
meer wordt gewogen zonder dat daarbij een
ambtenaar tegenwoordig is.
28-6-44
de Haan

[Derde deel, linksonder in rood:]
acc.
7-7-44
S Het document betreft een interne correspondentie over een administratief of logistiek probleem: een tekort (manco) aan vis.
1. De Inspecteur (Insp.) stelt op 26 juni de vraag of het zeker is dat het verlies in de 'vischhal' is opgetreden en waar de vis voor het laatst gewogen is.
2. De ambtenaar (de Haan) antwoordt twee dagen later dat dit vermoedelijk wel het geval is, maar niet onomstotelijk bewezen kan worden. De vis uit IJmuiden is namelijk bij aankomst direct in het 'ijshok' (koelcel) geplaatst en pas de volgende ochtend gewogen. Cruciaal is de opmerking dat er bij dit weegmoment geen ambtelijk toezicht was.
3. Maatregel: Om herhaling te voorkomen, heeft de heer Stam de instructie gekregen dat er voortaan altijd een ambtenaar aanwezig moet zijn bij het wegen van de vis.
4. Afsluiting: Op 7 juli 1944 wordt de afgehandelde zaak met "acc." (accoord) afgetekend, vermoedelijk door een leidinggevende (geparafeerd met een 'S'). De datum van dit document (zomer 1944) plaatst de gebeurtenissen in de context van het bezette Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In deze periode was er sprake van strikte voedseldistributie en schaarste. Controle op de aanvoer van vis uit belangrijke havens zoals IJmuiden was van groot belang voor de officiële voedselvoorziening en het bestrijden van de zwarte handel. Een 'manco' in de administratie was een serieuze zaak die grondig onderzocht moest worden om diefstal of fraude uit te sluiten. De nadruk op 'ambtelijk toezicht' weerspiegelt de bureaucratische controle die in deze crisistijd op alle vitale middelen werd uitgeoefend.