Gedrukte circulaire/instructiebrief met handgeschreven toevoeging. meerendeel zijn deze gegevens te ontleenen aan de op de machinerieën aangebrachte naamplaatjes of in Uw bezit zijnde orderbevestigingen van leveranciers.

Ter vermijding van kosten kunnen kleine bedrijven volstaan met de inzending van zelf vervaardigde teekeningen, mits overzichtelijk en nauwkeurig samengesteld. De opsomming op de verzamellijst dient te omvatten alle aanwezige machines, al of niet in bedrijf, gebruikt of ongebruikt, waarbij onderscheid behoort te worden gemaakt in:

1. in gebruik zijnde drijf- en hulpwerktuigen;
2. de apparatuur, direct bij het arbeidsproces betrokken;
3. de apparatuur, niet direct bij het arbeidsproces betrokken, zooals verpakkingswerktuigen, weegwerktuigen, transportmiddelen, tanks e.d.;
4. opslagruimte met vermelding der afmetingen in meters, inhoud in m³ of tons, alsmede of deze ruimte wordt gebruikt voor grondstoffen, eind- of afvalproducten en welke deze producten zijn.

Bij direct aangedreven werktuigen dient op de verzamellijst achter de betreffende aandrijvende machine het bijbehoorende aangedreven werktuig te worden vermeld, m.a.w. de in een bedrijf aanwezige electromotoren dienen dus niet alle onder elkaar te worden opgegeven, doch in samenhang met het bijbehoorende werktuig.

Voorbeeld:
No. 26 Locaal A. Aspirateur Petkus Type No. 30. Aantal zeven 4; 1500-2000 kg graan/uur 1938; aandrijving el.mot.
No. 27 id. Electromotor ASEA, Serie No. GM. 3 gesloten type. 6 PK. n = 1000/min. 220/380 V .cos phi = 0.85 behoort bij No. 26.

Tevens dient te worden opgegeven, indien meerdere bedrijven naast elkaar worden uitgeoefend, wat het hoofdbedrijf is en welke de nevenbedrijven zijn, onder vermelding van de producten, welke door U worden vervaardigd, alsmede de hoeveelheden verwerkte grondstoffen en afgeleverde producten per bedrijf over de jaren 1941 en 1942.

Mocht U de gegevens van Uw bedrijf reeds aan een andere instantie (Rijksbureau, Centrale, Bedrijfschap P.I.C.A. e.d.) hebben opgezonden, dan gelieve U ons toch binnen den gestelden termijn een duplicaat stel gegevens te doen toekomen, aangezien bij toezending van het onderhavige schrijven reeds is komen vast te staan, dat Uw eerste opgave nimmer door ons werd ontvangen of door U is ingediend.

Van eventueele wijzigingen in het bedrijf dient U ons steeds onmiddellijk op de hoogte te stellen, waarbij de aanvullende gegevens en ev. teekeningen op vorenomschreven wijze maandelijks en wel bij den aanvang van elke maand behooren te worden ingediend.

HOOFDBEDRIJFSCHAP VOOR AKKERBOUWPRODUCTEN,
Ir. A. H. BOERMA,
Directeur.

[Handgeschreven:]
Bovenstaande Opgave wordt uitsluitend verlangd van Uw afdeling Veem bedrijf * Inhoud: Het document is een dwingend verzoek aan ondernemingen om zeer gedetailleerde technische specificaties van hun bedrijfsinventaris aan te leveren. Dit omvat niet alleen de machines zelf, maar ook hun vermogen, toerental, bouwjaar en zelfs de indeling van de opslagruimte.
* Vorm: De tekst is zakelijk en bureaucratisch. Het gebruik van voorbeelden (Aspirateur Petkus, ASEA motor) wijst op een behoefte aan uniformiteit in de rapportage.
* Handgeschreven kanttekening: De toevoeging onderaan specificeert dat deze specifieke brief bedoeld is voor de afdeling "Veem bedrijf" (opslag en overslag). Dit suggereert dat het een standaardformulier was dat naar verschillende takken van een groter conglomeraat gestuurd kon worden.
* Taalkundig: Er wordt gebruik gemaakt van de spelling-Marchant (bijv. "teekeningen", "zooals"), die destijds de norm was in officiële stukken. Dit document stamt uit de periode van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. Het "Hoofdbedrijfschap voor Akkerbouwproducten" was een zogenaamd publiekrechtelijk bedrijfslichaam, opgericht onder het Organisatiebesluit 1941. Deze instanties werden door de bezetter gebruikt om de Nederlandse economie strak te reguleren en te controleren ("ordening").

De gedetailleerde inventarisatie van machines en productiecapaciteit diende waarschijnlijk meerdere doelen:
1. Economische controle: Het beheren van schaarse grondstoffen en energie.
2. Productiebeheersing: Het monitoren van de voedselketen in een tijd van distributie en tekorten.
3. Militair-economisch belang: In een later stadium van de oorlog konden dergelijke lijsten gebruikt worden voor de vordering van machines voor de Duitse oorlogsindustrie (de zogenaamde 'Ausbaumaßnahmen').

Interessant detail is de ondertekenaar, Ir. A.H. Boerma (Addeke Hendrik Boerma). Hij zou na de oorlog een glansrijke internationale carrière maken en was van 1968 tot 1975 de Directeur-Generaal van de Voedsel- en Landbouworganisatie van de Verenigde Naties (FAO). A. Aspirateur A.H. Boerma H. Boerma Bedrijfschap Rijksbureau