18 september 1939 (stempel 'doorgezonden'), met een aanvullende datum van 30 september 1939 bovenaan. [In stempel linksboven]:
BIJBLAD VAN:
M. No. 66/25/1 193 9
DOORGEZONDEN: 18/9 - '39

[Handgeschreven bovenaan]:
30/9/39 H8
Voor Burgerlijke Stand
66/25/217 [in rood potlood]
Nul [in rood potlood]

gevraagd
door Burg. Stand
Bevolking
register

[Hoofdtekst]:
Kunnen beschikbaar stellen - de
kamers 77 t/m 88 (d. i. 12 stuks naast elkaar
gelegen) en
3 stuks verspreid liggende kamers oostelijke
vleugel hal 3 wel op 2e ~~verdieping~~ T
met dien verstande dat ~~??~~ P.M. - zooals
besproken met ~~den~~ Bibliothecaris U.B. het noodige
overleg pleegt, opdat deze genoemde kamers
kamers in plaats van de thans reeds toegewezen,
& gedeeltelijk reeds bezette, kamers 85, 86 & 87. -
tevens wordt van het ~~ontruimen~~ [doorstreept]
~~geacht, de~~ ter beschikking te stellen ~~??~~ terwijl
vanwege BR & BS gevraagd wordt voor het voor
zoover noodig ontruimen der betr. ruimten & het
verhuizen elders plaatsen der boeken, materialen, etc.

[Onderaan in cirkels]:
( f 15.- per kantoor per maand )
( Weth. rapporteur? )

[Linksonder in druk]:
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een ambtelijke notitie betreffende de logistieke herindeling van kantoorruimtes binnen een groot overheidsgebouw (waarschijnlijk in Amsterdam, gezien de schaal en de verwijzing naar de 'U.B.'). Er wordt voorgesteld om een grote reeks kamers (77 t/m 88) vrij te maken voor de diensten Burgerlijke Stand (BS) en Bevolkingsregister (BR).

Opvallend is de interactie met de Universiteitsbibliotheek (U.B.); de betreffende ruimtes werden blijkbaar gebruikt voor de opslag van boeken en materialen. Er wordt expliciet vermeld dat er overleg moet plaatsvinden met de bibliothecaris om de ontruiming en verhuizing van deze collectie te regelen. De huurprijs voor de nieuwe gebruikers is vastgesteld op 15 gulden per kantoor per maand. De vele doorhalingen en correcties wijzen op een werkdocument of een concept-besluit. De datum van het document, september 1939, is historisch zeer significant. Nederland bevond zich in de maand waarin de Tweede Wereldoorlog uitbrak en de algemene mobilisatie werd afgekondigd. Voor diensten als de Burgerlijke Stand en het Bevolkingsregister betekende dit een enorme toename in administratieve druk (denk aan de voorbereidingen voor distributie en persoonsregistratie).

De noodzaak om op korte termijn extra ruimte te vorderen ten koste van culturele of wetenschappelijke instellingen zoals de U.B. past in de sfeer van de toenemende oorlogsdreiging en de 'staat van paraatheid'. De afkortingen BR (Bevolkingsregister) en BS (Burgerlijke Stand) waren in die tijd cruciaal voor de organisatie van de Nederlandse samenleving onder buitengewone omstandigheden. M. No