Handgeschreven administratieve notitie/memo. 5 oktober 1940 (datumstempel) en 14 oktober 1940 (handgeschreven). [Bovenaan, centraal/rechts]
Hr. Lanten heeft voor
September 1940.
geen verklaring getekend
ook niet betaald

[Stempel rechtsonder de tekst]
- 5 OCT. 1940

[Linksonder, gescheiden door een rode lijn]
Th. Broese.
Is deze zaak afgedaan?
14-10-40 Loo

[Onderste regel, midden]
Gezien [onleesbaar paraaf] Het document is een typisch voorbeeld van ambtelijke of zakelijke correspondentie uit de vroege oorlogsjaren. De kern van de notitie is dat een zekere "Hr. Lanten" over de maand september 1940 twee zaken heeft nagelaten: het tekenen van een verklaring en het voldoen van een betaling.

De rode lijn fungeert als een administratieve scheiding tussen de initiële melding (gedateerd met de stempel van 5 oktober) en de controle-vraag van een superieur of collega (Th. Broese) op 14 oktober. De afkorting "Hr." staat voor "Heer", een gebruikelijke aanspreektitel in die tijd. De opmerking "Is deze zaak afgedaan?" suggereert een lopend dossier waarbij actie vereist was naar aanleiding van het verzuim. Gezien de datum (oktober 1940) bevindt Nederland zich in de beginfase van de Duitse bezetting. De term "verklaring" is in deze specifieke context historisch beladen. In oktober 1940 werd bijvoorbeeld de 'Ariërverklaring' ingevoerd voor ambtenaren. Echter, de toevoeging "ook niet betaald" suggereert eerder een administratieve context zoals contributie voor een (gedwongen) lidmaatschap van een organisatie, een verzekering, of een specifieke heffing. De precieze aard van de "zaak" hangt af van het archief waaruit dit document afkomstig is (bijvoorbeeld een personeelsdossier, een vakbondsarchief of een administratie van een nutsbedrijf).