Zakelijke brief (doorslag op dun papier). 23 oktober 1940. De Directeur (van een ongenoemde gemeentelijke dienst, mogelijk Openbare Werken of een vergelijkbare instelling). Het Hoofd van het Gemeentelijk Materialenbureau te Amsterdam. [Handgeschreven:] Verzonden 23/10 [onleesbare paraaf]

[Getypt:]
J/HG.

het Hoofd van het Gemeentelijk
Materialenbureau,
O.Z.Achterburgwal 213,
Amsterdam-Centrum.
Wijk 3.

100/6/12 M. 23 October 1940.

Naar aanleiding van Uw brief No.5/18 G.M.B. d.d. 19
October jl. deel ik U mede, dat voor mijn dienst gedurende de maand
November 5 liter petroleum noodig zal zijn.

De Directeur, Deze korte, zakelijke brief is een reactie op een eerdere aanvraag of inventarisatie door het Gemeentelijk Materialenbureau. De essentie van de brief is de aanvraag van een zeer specifieke en kleine hoeveelheid brandstof: 5 liter petroleum voor de gehele maand november.

Het document is representatief voor de ambtelijke correspondentie in die tijd:
* Taalgebruik: Formeel en bondig ("Naar aanleiding van", "deel ik U mede", "noodig zal zijn"). De spelling is nog volgens de oude spelling (vóór de wijziging van 1947), te zien aan woorden als "noodig" en "October".
* Administratieve nauwkeurigheid: Er wordt verwezen naar specifieke briefnummers (No.5/18 G.M.B.) en data, wat duidt op een strak gereguleerd administratief systeem.
* Locatie: Het adres O.Z. Achterburgwal 213 in Amsterdam huisvestte inderdaad gemeentelijke instanties. De brief is gedateerd op 23 oktober 1940, enkele maanden na het begin van de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog.

• Schaarste en Distributie: Al direct na de inval werd de distributie van schaarse goederen, waaronder brandstoffen zoals petroleum, strikt gereguleerd door de overheid. Petroleum werd destijds nog veel gebruikt voor verlichting en eenvoudige kooktoestellen.
• Bureaucratisering: Dat er een officiële brief van een directeur nodig was om de toewijzing van slechts 5 liter petroleum voor een gehele maand te regelen, illustreert hoe nijpend de schaarste was en hoe gedetailleerd de controle op grondstoffen werd uitgevoerd door het Gemeentelijk Materialenbureau.
• Tijdsbeeld: In het najaar van 1940 begon de bevolking de eerste echte gevolgen van de oorlog te merken in de vorm van rantsoenering, terwijl de bezetter de controle over de gemeentelijke apparaten verstevigde. Dit document is een klein radertje in de enorme bureaucratische machine van de oorlogseconomie. O.Z. Achterburgwal