Dienstmededeling / Circulaire van het gemeentebestuur. 25 juli 1939. [Stempel bovenin:] № // 5 / / M. 1939 22/7
[Links:] L.
G E M E E N T E A M S T E R D A M
No 901 a Arb. 1939.
AMSTERDAM, 25 Juli 1939.

Onlangs heeft zich de moeilykheid voorgedaan, dat, tydens de afwezigheid wegens ziekte van een der dienst-hoofden, diens plaatsvervanger, die met vacantie was, niet onmiddellyk was te bereiken, omdat by den dienst niet be-kend was, waar deze zich bevond.

Ten einde in de toekomst dergelyke moeilykheden te voorkomen, verzoeken wy U – wellicht ten overvloede – er wel voor te willen zorg dragen, dat tydens Uw vacantie by den dienst bekend is, waar U te bereiken zal zyn en voorts Uw plaatsvervanger er op te wyzen, dat hy by afwe-zigheid wegens vacantie den dienst met zyn vacantieadres in kennis zal dienen te stellen.

Burgemeester en Wethouders van Amsterdam,
[Handtekening: De Vlugt]
de Secretaris,
[Handtekening: Van Dien]

Aan Heeren Hoofden van administratiën, diensten en bedryven. Dit document is een officiële interne richtlijn van het Amsterdamse college van Burgemeester en Wethouders (B&W). De aanleiding voor de brief is een concreet incident waarbij de continuïteit van het bestuur in gevaar kwam: een diensthoofd was ziek en diens vervanger was onbereikbaar op vakantie.

De tekst hanteert de toen gebruikelijke formele spelling (zoals 'vacantie', 'tydens' en 'bedryven') en een beleefde doch dwingende toon ("verzoeken wy U"). Het doel van de circulaire is het aanscherpen van de bereikbaarheidsregels voor leidinggevenden binnen de gemeentelijke organisatie. Er wordt expliciet gevraagd om het achterlaten van een vakantieadres, een noodzaak in een tijdperk zonder mobiele telefonie of digitale communicatie. De brief dateert van juli 1939, slechts vijf weken voor de Duitse inval in Polen en het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog. Hoewel de brief een louter administratieve kwestie behandelt (bereikbaarheid tijdens vakantie), weerspiegelt de noodzaak voor een strakke organisatie de gespannen sfeer en de behoefte aan slagvaardigheid van het openbaar bestuur in die periode.

De ondertekenaar "De Vlugt" verwijst naar Willem de Vlugt, die van 1921 tot 1941 burgemeester van Amsterdam was. De secretaris die medeondertekent is H.W. van Dien. De aanduiding "Arb." in het kenmerk staat waarschijnlijk voor de afdeling Arbeidszaken, verantwoordelijk voor het personeelsbeleid van de gemeente. H.W. van Dien Gemeente Amsterdam