2 oktober [193]9. (De '9.' achter de datum is de gangbare archivistische verkorting voor 1939). De Directeur (van een Amsterdamse gemeentelijke dienst). 1 2 October 9.
66/21/3 den Heer Wethouder voor de
Amsterdam. Levensmiddelen ;

opslag wordt betaald. Deze prijs bedraagt ƒ 15,- per kantoor
per maand; in dit geval dus totaal ƒ 45,- per maand.
Ik geef U beleefd in overweging Uw Ambtgenoot
voor het Onderwijs te verzoeken, deze betaling, gerekend te
zijn ingegaan 15 September jl. te doen plaatsvinden.

      Tenslotte diene, dat waarschijnlijk een vijftien-

tal kantoren zal worden afgestaan aan den Burgerlijken Stand
en het Bevolkingsregister, voor den opslag van archiefstukken,
kaartregisters enz., zulks eveneens in verband met luchtbe-
schermings-maatregelen. Ook voor deze kantoren stel ik voor
een maandelijkschen huurprijs van ƒ 15,- per stuk te berekenen.

                               De Directeur, Dit document betreft de administratieve en financiële afwikkeling van de huisvesting van gemeentelijke diensten en hun archieven in Amsterdam.

• Kostenaspect: De gehanteerde huurprijs bedraagt 15 gulden per kantoor per maand. Er wordt gesproken over een lopende situatie van drie kantoren (45 gulden) en een voorgenomen uitbreiding met vijftien kantoren.
• Bestuurlijke afstemming: De afzender adviseert de Wethouder voor de Levensmiddelen om de betaling af te stemmen met de Wethouder voor het Onderwijs, wat duidt op het gebruik van schoolgebouwen of aan onderwijs gelieerde panden voor deze opslag.
• Noodzaak: De verplaatsing van de archieven van de Burgerlijke Stand en het Bevolkingsregister (inclusief kaartregisters) wordt direct gekoppeld aan "luchtbeschermings-maatregelen". Dit duidt op een proactief beleid om vitale persoonsgegevens veilig te stellen. Het document dateert van oktober 1939, kort na het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog in Europa. Hoewel Nederland op dat moment nog neutraal was, werd de dreiging van luchtaanvallen zeer serieus genomen. De gemeente Amsterdam trof grootschalige maatregelen om de bevolkingsadministratie te beschermen. Dit hield vaak in dat archieven werden verplaatst naar kelders of locaties buiten het stadscentrum die minder kwetsbaar werden geacht. De ambtelijke toon van de brief laat zien dat zelfs onder oorlogsdreiging de bureaucratische en financiële regels (zoals de exacte huurprijs per kamer en de ingangsdatum van de betaling) strikt werden nageleefd.