Dienstmededeling / Circulaire 3 augustus 1939 Het Hoofd van den Luchtbeschermingsdienst Vakhoofden en Wijkhoofden $N^o$ 96/2/ / M. 1939 $^9/_{8}$

LUCHTBESCHERMINGSDIENST
DER GEMEENTE AMSTERDAM.

No. 267.
Gr. C.
Bijlage: --

Amsterdam, 3 Augustus 1939.
Keizersgracht 611, Tel. 40122-41122.

Aan de Vakhoofden en de Wijkhoofden
door tusschenkomst van het
Vakhoofd.

In den vervolge mogen geen bestellingen, voor welk doel ook geschieden, zonder dat daarvoor door mij of het plaatsvervangend hoofd een bon is afgegeven.

Ik verzoek U derhalve ten minste één week van te voren aanvragen tot mij te richten, indien het huren van zalen e.d. het doen van bestellingen noodig zou maken.

Bij declaraties moeten deze bons worden overgelegd; zonder dezen bon kan geen betaling plaats hebben.

Voorts zullen geen drukwerken op kosten van den Dienst mogen worden besteld. Concepten voor eventueele circulaires moeten bij mijn Dienst worden ingediend, teneinde hetzij te worden gestencild, hetzij bij uitzondering te worden gedrukt door mijn zorg.

V/R. Het Hoofd van den Luchtbeschermingsdienst,

[Handtekening] Het betreft een officiële instructie met betrekking tot de administratieve en financiële bedrijfsvoering van de Amsterdamse Luchtbeschermingsdienst (LBD). De kern van de mededeling is een verscherping van het toezicht op uitgaven en publicaties.

De belangrijkste punten zijn:
1. Centrale autorisatie: Geen enkele bestelling mag meer worden gedaan zonder een vooraf afgegeven 'bon' (machtigingsbewijs) van de leiding.
2. Planningsplicht: Aanvragen voor bijvoorbeeld zaalhuur moeten minimaal een week van tevoren worden ingediend.
3. Betalingsvoorwaarde: Zonder de fysieke bon worden declaraties niet verwerkt of uitbetaald.
4. Beperking op drukwerk: Om kosten te besparen en uniformiteit te waarborgen, mogen onderdelen niet zelfstandig drukwerk bestellen. Communicatie gaat via de centrale dienst, bij voorkeur via de goedkopere methode van stencilen.

De toon is formeel en directief, typerend voor een semimilitaire overheidsorganisatie in een tijd van toenemende spanning. Dit document is gedateerd op 3 augustus 1939, minder dan een maand voordat de Tweede Wereldoorlog uitbrak met de Duitse inval in Polen (1 september 1939). De Luchtbeschermingsdienst in Nederland was in deze periode koortsachtig bezig met de voorbereidingen op een eventueel conflict.

De oprichting en uitbreiding van de LBD bracht aanzienlijke kosten en organisatorische uitdagingen met zich mee. De noodzaak om grip te houden op de financiën (zoals blijkt uit de strenge bonnen-procedure) en de informatievoorziening (het verbod op eigen drukwerk) suggereert dat de organisatie in korte tijd sterk was gegroeid, waardoor centrale controle noodzakelijk werd om wildgroei van kosten en versnipperde communicatie tegen te gaan. De Keizersgracht 611 diende in die tijd als hoofdkwartier van deze dienst in Amsterdam. C. Gemeente Amsterdam